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La importancia del acta de la reunión: guía práctica para optimizar los procesos en 2024

El acta de reunión es un documento esencial para cualquier organización, grupo o entidad que desee registrar y hacer un seguimiento de los debates, las decisiones y las medidas adoptadas durante una reunión. Sirve como punto de referencia posterior a la reunión y como documento legal en muchas circunstancias. En este artículo exploraremos la importancia de las actas de reunión, sus propósitos y veremos juntos cómo crear actas eficaces y legalmente válidas ahorrando tiempo y recursos gracias al uso de la tecnología.

12 abr. 2024 05 min Cuota

La importancia de las actas de reunión

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Índice:

1. ¿Por qué es importante levantar actas de las reuniones?

2.Resumen de las actas de reunión

• Quién levanta acta de la reunión
• Finalidad y utilidad de las actas de reunión

3.Cómo es un acta de reunión y qué debe contener

4.Elementos que deben incluirse en el acta de reunión

• Gestión del seguimiento documental

4.Problemas habituales en la creación de actas de reunión

5. Uso de Apple para crear actas de reunión

6.Creación de una plantilla reproducible

• Cómo crear actas de reunión paso a paso

6.Conclusiones

1. ¿Por qué es importante levantar actas de las reuniones?

Antes de adentrarnos en el artículo, conviene comprender la importancia de las actas de reunión, sobre todo cuando hay que tomar decisiones en el contexto de la administración pública. En efecto, las actas de reunión desempeñan un papel crucial en el proceso de toma de decisiones y en la gestión de las actividades de cualquier organización. He aquí algunas razones por las que es importante levantar actas de las reuniones:

1.Transparencia y claridad: las actas proporcionan un registro claro y completo de lo que se debatió y decidió durante la reunión: de los acuerdos alcanzados. Esto ayuda a garantizar una mayor transparencia y claridad en el proceso de toma de decisiones, permitiendo a todos los participantes comprender plenamente los temas tratados y las decisiones tomadas.

2. Rendición de cuentas y responsabilidad: las actas documentan los debates y las decisiones tomadas durante la reunión, asignando a los participantes la responsabilidad de las acciones acordadas, lo que contribuye a que se materialicen y a que los miembros del equipo rindan cuentas de sus acciones.

3. Archivo de datos e historial de decisiones: las actas de las reuniones en las obras también sirven como archivo de datos e historial de las decisiones tomadas a lo largo del tiempo. Esto es especialmente útil para supervisar el progreso de los proyectos y proporcionar puntos de referencia para futuras decisiones y debates.

4. Documentación legal: las actas de las reuniones pueden utilizarse como prueba en caso de futuras disputas o desacuerdos. Debido a su carácter oficial y legal, las actas proporcionan un registro fiable de lo debatido y decidido durante la reunión.

Una vez comprendida la importancia de redactar actas de reunión, entremos en el meollo del artículo y veamos en detalle qué es un acta de reunión.

2.Visión general de las actas de reunión

Ya hemos visto que las actas de reunión son un registro detallado de los debates, decisiones, acuerdos y medidas adoptadas durante una reunión. Suele ser redactada por un secretario o un responsable y su finalidad es dejar constancia clara y completa de lo que se ha debatido y decidido durante la reunión.

¿Quién levanta acta de la reunión?

El acta puede ser redactada por un secretario o por una persona designada. Es importante que la persona encargada sea capaz de captar los puntos clave del debate y plasmarlos de forma clara y precisa en el documento.

Finalidad y utilidad de las actas de reunión

Las actas de reunión tienen dos finalidades principales

1.Disponer de un documento válido posterior a la reunión, ya que el acta proporciona un registro oficial y legal de lo que se debatió y decidió durante la reunión. Puede utilizarse como prueba en caso de futuras disputas o desacuerdos.

2. Ayuda a orientar la organización y el desarrollo de la reunión al proporcionar una estructura clara y un esquema de los temas que se van a tratar. Además, al asignar funciones y tareas claras a los participantes, ayuda a mantener la reunión centrada y productiva.

3.Cómo se elabora un acta de reunión y qué debe contener

Para redactar un acta de reunión eficaz, es importante seguir una serie de pasos e incluir ciertos elementos clave en el documento. Pero, ¿cuáles son estos elementos?

Elementos que debe incluir el acta de la reunión:

• Título de la reunión: breve descripción del tema u objetivo de la reunión.
• Lugar, fecha y hora: información sobre el lugar y la hora en que se ha celebrado o se va a celebrar la reunión.
• Participantes: lista de los participantes en la reunión, incluidas sus funciones y responsabilidades.
• Objetivos de la reunión: descripción de los objetivos y propósitos de la reunión.
• Documentos de referencia: cualquier documento o material utilizado durante la reunión o de referencia para la misma.
• Convocante: persona responsable de dirigir la reunión.
• Responsabilidades por tema: asignación de responsabilidades específicas a los participantes para determinados temas o debates.
• Tipos de temas: subdivisión de los temas en categorías o temas principales.
• Debates, decisiones y acciones: resumen de los debates celebrados, las decisiones tomadas y las acciones pendientes.
• Decisiones finales: lista de decisiones finales y acuerdos alcanzados durante la reunión.
• Resultados si hay votación: resultados de la votación.
• Fecha y tema de la próxima reunión: indicación de la fecha y los temas que se tratarán en la próxima reunión, si por supuesto es necesario organizar otra.
  
  

  Gestión del seguimiento documental

  Las actas de reunión también sirven como herramienta de seguimiento de documentos, ya que permiten rastrear todas las discusiones y decisiones tomadas a lo largo del tiempo. Esto es especialmente útil para supervisar el progreso de los proyectos y garantizar el cumplimiento de los acuerdos adquiridos en reuniones anteriores.
  
  Ahora que hemos visto en detalle cómo se estructura un acta de reunión y qué debe contener, es importante comprender los retos y dificultades que pueden surgir en el proceso de creación de este tipo de documento.

4. Problemas en la redacción de actas

A veces pueden surgir problemas en el proceso de creación de actas, como por ejemplo:

1.Dificultades de organización y estructuración: la creación de actas de reunión puede ser un proceso desorganizado y caótico si no se utilizan las herramientas adecuadas. Es necesario planificar y estructurar el documento, lo que puede llevar mucho tiempo y recursos si se hace manualmente.

2. Falta de uniformidad y coherencia: sin el uso de plantillas predefinidas, las actas de reunión pueden variar mucho en cuanto a formato, estructura y contenido. Esta falta de uniformidad puede dificultar la lectura e interpretación de las actas por parte de los participantes y las partes interesadas y dificultar su consulta a futuro.

3. Riesgo de errores y omisiones: la creación manual de actas de reunión aumenta el riesgo de errores y omisiones. Es fácil olvidarse de registrar ciertos temas o decisiones tomadas durante la reunión, o incluso cometer errores de formato durante su confección.

4. Dificultad para hacer un seguimiento de las revisiones: sin un sistema automatizado, hacer un seguimiento de las revisiones y los cambios realizados en las actas puede resultar complicado y confuso. Es difícil hacer un seguimiento de quién hizo qué cambios y cuándo, lo que dificulta garantizar la integridad y autenticidad del documento.

5. Problemas de almacenamiento y accesibilidad: las actas de las reuniones pueden estar sujetas a problemas de almacenamiento y accesibilidad. Es necesario almacenar físicamente copias impresas de las actas y garantizar que sean fácilmente accesibles para todos los miembros del equipo y las partes interesadas.

6. Limitaciones para compartir y colaborar: sin el uso de herramientas digitales, compartir y colaborar en las actas de las reuniones puede ser limitado. Es difícil distribuir copias de las actas a todos los participantes y permitirles realizar comentarios o cambios en colaboración.

7.Seguridad y validez legal: sin un sistema seguro, las actas de reunión en papel pueden estar sujetas a riesgos de seguridad y violaciones de datos. Es importante proteger los datos sensibles y garantizar que sólo las personas autorizadas tengan acceso a las actas y a la información que contienen. Además, es crucial garantizar la validez jurídica del documento.

Con estos problemas señalados, es fácil comprender que necesitas un sistema que te ayude a sortear todas estas dificultades o limitaciones, y aquí es donde entra en juego la tecnología y lo digital.

Gracias al uso de lo digital, es posible abordar eficazmente los retos y problemas encontrados durante la creación de actas de reuniones, al tiempo que se proporcionan herramientas sólidas de organización, estandarización, revisión colaborativa, gestión segura de datos y fácil acceso y uso compartido.

Todas estas respuestas se encuentran en Mela, una aplicación de digitalización cuyo objetivo es mejorar los procesos de trabajo y ahorrar tiempo y recursos a través de la tecnología.

A continuación veremos, de forma práctica, lo fácil que es crear actas de reuniones con Mela en poco tiempo y cómo puede utilizarse como plantilla para todas las actas que vayas levantando a lo largo del tiempo.

5.Uso de Mela para crear actas de reunión

Como ya hemos dicho, Mela es una aplicación innovadora que simplifica el proceso de creación y gestión de las actas de reuniones. Ofrece una serie de ventajas con respecto a los métodos tradicionales, como la firma notarial a través de blockchain o "cadena de bloques", la rapidez y facilidad de uso y creación de actas, el seguimiento y el intercambio con las partes interesadas.

Crear un modelo replicable

Una de las principales ventajas de utilizar Mela para crear actas de reuniones es la posibilidad de personalizar y crear plantillas replicables. Una vez creada una plantilla de acta, puede utilizarse como base para futuras reuniones, lo que garantiza la coherencia y uniformidad de los documentos elaborados.

Cómo crear actas de reunión con Mela: paso a paso

1. En primer lugar, deberás acceder y registrarte gratuitamente en la app de Mela. Es preciso acceder por el portal web antes de poder usar el acta en el móvil. Una vez dentro, podrás probar la app de forma totalmente gratuita y crear hasta un máximo de 3 tareas.
2. En segundo lugar, también desde el portal web, debes pulsar en CONFIGURACIÓN.

3. Haz clic en LISTAS DE CHEQUEO/ACTAS

4. Ahora haz clic en AÑADIR

5. Da un nombre al ACTA, en este caso concreto llámela ACTA DE REUNIÓN.

6. Ahora añade todos los campos que necesites, tal y como se muestra en la siguiente imagen (puedes tomar como referencia todas las indicaciones que comentamos en el apartado 2 de este artículo, llamado "Elementos a incluir en el acta de la reunión".

7. Pulsa en GUARDAR y ya tendrás tu informe disponible dentro de la aplicación móvil. Veamos los pasos a seguir dentro de la app.

8. Abre la app de Mela y pulsa en + Nueva Actividad, ponle el nombre que quieras. Ahora entra en la tarea que has creado y pulsa en el + de la parte inferior izquierda. Desde aquí tendrás que seleccionar la opción Listas de chequeo/Actas y elegir el informe llamado Acta de Reunión, que previamente creaste desde el portal web y rellenar todos los campos. Por último, haz clic en GUARDAR en la esquina superior derecha:

10. Llegados a este punto, sólo tienes que firmar el informe y hacerlo firmar por quien tú quieras para que tenga validez legal mediante firma notarial en la blockchain.

Haz clic en FIRMA e introduce tu firma; para que lo firmen otras personas, simplemente haz clic en CAMBIAR FIRMA, inserta el nombre de la otra(s) persona(s) y pídele que la firmen también.

Con esta guía paso a paso, hemos comprobado lo fácil y sencillo que resulta crear actas de reunión completas y válidas, garantizando una mayor eficacia y transparencia en la toma de decisiones del organizador. Además, como hemos comentado anteriormente, una vez creadas, siempre tendrás a tu disposición tu propia plantilla de actas, a la que podrás acceder tanto desde la web como, sobre todo, también desde dispositivos móviles a pie de obra.

4. Conclusiones

Hemos llegado al final de este artículo, donde hemos visto cómo las actas de reunión son herramientas esenciales para registrar, seguir y documentar los debates y las decisiones tomadas durante las reuniones. Desde su organización estructurada hasta su gestión eficaz, las actas son fundamentales para garantizar la transparencia, la claridad y la responsabilidad dentro de cualquier organización. Sin embargo, la gestión de este proceso puede resultar a veces laboriosa y engorrosa. Aquí es precisamente donde entran en juego soluciones digitales innovadoras como las de Mela. Gracias a su avanzada funcionalidad, Mela simplifica el proceso de creación y gestión de actas de reuniones, proporcionando una plataforma intuitiva, segura y eficaz para registrar, documentar y validar las reuniones.

No dejse que la gestión de actas ralentice tu trabajo: pruebe Mela ahora de forma gratuita y descubra cómo mejorar la productividad y la eficacia de sus reuniones.

PREGUNTAS Y RESPUESTAS SOBRE EL ACTA DE LA REUNIÓN

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