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L'importanza del verbale di riunione: guida pratica per l’ottimizzazione del processo nel 2024

Il verbale di riunione è un documento fondamentale per qualsisi organizzazione, gruppo o ente che desideri registrate e tracciare le discussioni, le decisioni e le azioni prese durante una riunione. Serve come punto di riferimento post-riunione e come documento legale in molte circostanze. In questo articolo esploreremo l’importanza del verbale di riunione, i suoi scopi e vedremo insieme come creare un verbale efficace e valido legalmente, risparmiando tempo e risorse grazie all’utilizzo della tecnologia.

12 apr 2024 05 min Condividi

Limportanza del verbale di riunione

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Indice dei contenuti:

1.Perchè è importante fare un verbale di riunione?

2.Panoramica sul verbale di riunione

• Chi redige il verbale di riunione
• Scopo e utilità del verbale di riunione

3.Come è fatto un verbale di riunione e cosa deve contenere

•  Elementi da includere nel verbale di riunione
• Gestione del tracciamento documentale

4.Problemi comuni nella creazione di un verbale di riunione

5.Utilizzo di Mela per creare un verbale di riunione

• Creazione di un modello replicabile
• Come creare un verbale di riunione step by step

6.Conclusioni

1.Perchè è importante fare un verbale di riunione?

Prima ancora di addentrarci all’interno dell’articolo, è bene capire l’importanza del verbale di riunione, soprattutto nel caso in cui devono essere prese decisioni all’interno di un contesto di pubbliche amministrazioni. Il verbale di riunione infatti ha un ruolo cruciale nel processo decisionale e nella gestione delle attività di qualsiasi organizzazione. Ecco alcuni motivi per cui è importante fare dei verbali di riunione:

1.Trasparenza e chiarezza: i verbali forniscono una traccia chiara e completa di ciò che è stato discusso e deciso durante la riunione. Questo aiuta a garantire una maggiore trasparenza e chiarezza nel processo decisionale, consentendo a tutti i partecipanti di comprendere appieno gli argomenti trattati e le decisioni prese.

2. Responsabilità e accountability: i verbali documentano le discussioni e le decisioni prese durante la riunione, assegnando responsabilità ai partecipanti per le azioni concordate prima della riunione. Questo aiuta a garantire che le decisioni vengano effettivamente implementate e che i membri del team siano responsabili delle proprie azioni.

3. Archiviazione dei dati e storico delle decisioni: i verbali di riunione servono anche come archivio dei dati e storico delle decisioni prese nel corso del tempo. Questo è particolarmente utile per monitorare il progresso dei progetti e per fornire un punto di riferimento per le future decisioni e discussioni.

4. Documentazione legale: i verbali di riunione possono essere utilizzati come prova in caso di controversie o disaccordi futuri. Grazie alla loro natura ufficiale e legale, i verbali forniscono una testimonianza affidabile di ciò che è stato discusso e deciso durante la riunione.

Acquisita l’importanza di redigere un verbale di riunione, entriamo nel succo dell’articolo e andiamo a vedere nel dettaglio cos’è un verbale di riunione.

2.Panoramica sul verbale di riunione

Abbiamo già capito che il verbale di riunione è un resoconto dettagliato delle discussioni, delle decisioni e delle azioni prese durante una riunione. Di solito è redatto da un segretario o da un responsabile incaricato, e ha lo scopo di fornire una traccia chiara e completa di ciò che è stato discusso e deciso durante la riunione.

Chi redige il verbale di riunione?

Il verbale può essere redatto da un segretario designato o da un responsabile incaricato. È importante che la persona incaricata sia in grado di cogliere i punti chiave della discussione e di riportarli in modo chiaro e accurato nel documento.

Scopo e utilità del verbale di riunione.

Il verbale di riunione ha due principali scopi:

1.Avere un documento post-riunione valido, in quanto il verbale fornisce un resoconto ufficiale e legale di ciò che è stato discusso e deciso durante la riunione. Può essere utilizzato come prova in caso di controversie o disaccordi futuri.

2. Aiuto nell’organizzazione e svolgimento della riunione dal momento che aiuta a guidare lo svolgimento della riunione fornendo una struttura e una scaletta precisa degli argomenti da affrontare. Inoltre, assegnando ruoli e compiti chiari ai partecipanti, contribuisce a mantenere la riunione focalizzata e produttiva.

3.Come è fatto un verbale di riunione e cosa deve contenere

Per redigere un verbale di riunione efficace, è importante seguire una serie di passaggi e includere determinati elementi chiave nel documento. Ma quali sono tali elementi?

Elementi da includere nel verbale di riunione

1. Titolo della riunione: una breve descrizione dell’argomento o dell’obiettivo della riunione

2. Luogo, data e ora: informazioni riguardanti il luogo e l’orario in cui si è svolta, o si deve svolgere, la riunione.

3. Partecipanti: elenco dei partecipanti alla riunione, inclusi i loro ruoli e le loro responsabilità.

4. Obiettivi della riunione: descrizione degli obiettivi e delle finalità della riunione.

5. Documenti di riferimento: Eventuali documenti o materiali utilizzati durante la riunione o di riferimento per la stessa.

6. Conduttore: persona responsabile della conduzione della riunione.

7. Responsabili divisi per argomento: assegnazione di responsabilità specifiche ai partecipanti per determinati argomenti o discussioni.

8. Tipologie di argomento: suddivisione degli argomenti in categorie o tematiche principali.

9. Discussioni, decisioni e azioni: riassunto delle discussioni avvenute, delle decisioni prese e delle azioni da intraprendere.

10. Decisioni finali: elenco delle decisioni finali e degli accordi raggiunti durante la riunione.

11. Risultati nel caso in cui vi sia una votazione: risultati delle votazioni.

12. Data e argomento della prossima riunione: indicazione della data e degli argomenti da affrontare nella prossima riunione, se ovviamente ci sarà la necessità di organizzarne un'altra.

Gestione del tracciamento documentale

Il verbale di riunione serve anche come strumento di tracciamento documentale, consentendo di tenere traccia di tutte le discussioni e le decisioni prese nel corso del tempo. Questo è particolarmente utile per monitorare il progresso dei progetti e per garantire il rispetto degli accordi presi durante le riunioni precedenti.

Ora che abbiamo esaminato in dettaglio come è strutturato e cosa dovrebbe contenere un verbale di riunione , è importante comprendere le sfide e le difficoltà che possono sorgere nel processo di creazione di tali documenti.

4.Problemi nella creazione di verbali di riunione

Talvolta si può incorrere in problemi che possono sorgere nel processo di creazione di verbali, quali:

1.Difficoltà di organizzazione e strutturazione: la creazione di un verbale di riunione può essere un processo disorganizzato e caotico se non si utilizzano i giusti strumenti. È necessario pianificare e strutturare il documento, il che può richiedere molto tempo e risorse se fatto manualmente.

2.Mancanza di uniformità e coerenza: senza l’uso di modelli predefiniti, i verbali di riunione possono variare notevolmente in termine di formato, struttura e contenuto. Questa mancanza di uniformità può rendere difficile la lettura e l’interpretazione dei verbali da parte dei partecipanti e degli interessati.

3. Rischio di errori e omissioni: la creazione manuale di un verbale di riunione aumenta il rischio di errori e omissioni. È facile dimenticare di registrare determinati argomenti o decisioni prese durante la riunione, o addirittura commettere errori di formattazione durante.

4. Difficoltà nel tracciamento delle revisioni: senza un sistema automatizzato, il tracciamento delle revisioni e delle modifiche apportate al verbale può essere complicato e confusionario. È difficile tenere traccia di chi ha apportato quali modifiche e quando, rendendo difficile garantire l’integrità e l’autenticità del documento.

5. Problemi di archiviazione e accessibilità: i verbali di riunione possono essere soggetti a problemi di archiviazione e accessibilità. È necessario conservare fisicamente le copie cartacee dei verbali e assicurarsi che siano facilmente accessibili a tutti i membri del team e agli interessati.

6. Limitazioni nella condivisione e nella collaborazione: senza l’uso di strumenti digitali, la condivisione e la collaborazione sui verbali di riunione possono essere limitate. È difficile distribuire copie dei verbali a tutti i partecipanti e consentire loro di apportare commenti o modifiche in modo collaborativo.

7.Sicurezza e validità legale: senza un sistema sicuro e protetto, i verbali di riunione cartacei possono essere soggetti a rischi di sicurezza e violazione dei dati. È importante proteggere i dati sensibili e garantire che solo le persone autorizzate possano accedere ai verbali e alle informazioni contenute in essi. Inoltre è di fondamentale importanza far sì che il documento sia valido legalmente.

A seguito di tali problematiche evidenziate, è facilmente intuibile come sia necessario un sistema che ti aiuti a bypassare tutte queste difficoltà o limitazioni, ed è qui che entra in gioco la tecnologia e il digitale.

Grazie all’utilizzo del digitale infatti è possibile affrontare efficacemente tali sfide e problematiche che si incontrano durante la creazione dei verbali di riunione, fornendo al contempo strumenti solidi e sicuri per l’organizzazione, la standardizzazione, la revisione collaborativa , la gestione sicura dei dati e la facilità di accesso e condivisione.

Tutte queste risposte le potrai trovare in Mela, un’app dedicata alla digitalizzazione il cui scopo è quello di migliorare i processi lavorativi e far risparmiare tempo e risorse grazie al digitale.

Di seguito andiamo a vedere nella pratica quanto è facile creare un verbale di riunione con Mela in poco tempo e come tale modello potrà essere utilizzato come template per tutti i verbali che farai nel tempo.

5.Utilizzo di Mela per creare un verbale di riunione

Come anticipato, Mela è un’applicazione innovativa che semplifica il processo di creazione e gestione dei verbali di riunione. Offre una serie di vantaggi rispetto ai metodi tradizionali, tra cui firma notarizzata tramite blockchain, velocità e facilità di utilizzo e creazione dei verbali, tracciamento e condivisione con i soggetti interessati.

Creazione di un modello replicabile

Uno dei principali vantaggi di utilizzare Mela per la creazione di verbali di riunione è la possibilità di personalizzare e creare modelli replicabili. Una volta creato un modello di verbale, è possibile utilizzarlo come base per le riunioni future, garantendo coerenza e uniformità nei documenti prodotti.

Come creare un verbale di riunione con Mela: Step by Step

1.Prima di tutto dovrai registrarti gratuitamente sull’app di mela ed installare l’app.Una volta dentro avrai la possibilità di provare l’applicazione in maniera totalmente gratuita fino ad un massimo di creazione di 3 task.

2. Accedi dapprima dal portale web e ti troverai all’interno della DASHBOARD. Clicca su IMPOSTAZIONI.

3. Clicca su VERBALI/CHECKLIST

4. Ora clicca su AGGIUNGI

5. Dai un nome al VERBALE, in questo specifico caso chiamalo VERBALE DI RIUNIONE.

6. Ora aggiungi tutti campi di cui hai bisogno, come mostrato nell’immagine seguente (puoi prendere come riferimento tutte le indicazioni che abbiamo discusso nella sezione 2 di questo articolo, chiamata “Elementi da includere nel verbale di riunione”.

7. Clicca su SALVA e a questo punto avrai il tuo verbale sempre disponibile anche all’interno dell’app mobile. Vediamo quali sono i passi da fare all’interno dell’app.

8.Apri l’app di Mela e clicca su + Nuova Attività, denominala come preferisci. Ora entra dentro all’attività creata e schiaccia sul + in basso a sinistra. Da qui dovrai selezionare l’opzione Checklist/verbali e scegliere il verbale denominato VERBALE DI RIUNIONE, che hai precedentemente creato da portale web e compilare tutti i campi. Infine CLICCA SU SALVA IN ALTO A DESTRA:

10. A questo punto non ti resterà altro da fare che firmare e far firmare il verbale dai chi vuoi così da renderlo valido legalmente attraverso la firma notarizzata in blockchain.

Clicca su FIRMA e inserisci la tua firma; per farlo firmare anche da altri ti basterà cliccare su CAMBIA FIRMATARIO, inserire il suo nome e fare inserire la firma anche da lui.

Con questa guida step by step abbiamo visto come risulta facile e immediato creare un verbale di riunione completo e valido, garantendo una maggiore efficacia e trasparenza nel processo decisionale dell’organizzatore, inoltre, come abbiamo detto prima, una volta creato avrai sempre a disposizione il tuo modello di verbale, al quale potrai accedere sia dal web ma soprattutto anche da mobile.

4.Conclusioni

Siamo giunti alla fine di questo articolo, dove abbiamo visto quanto i verbali di riunione siano strumenti essenziali per registrare, tracciare e documentare le discussioni e le decisioni prese durante le riunioni. Dalla loro organizzazione strutturata alla gestione efficiente, i verbali sono fondmentlai per garantire la trasparenza, la chiarezza e la responsabilità all’interno di qualsiasi organizzazione. Tuttavia affrontare questo processo a volte può risultare laborioso e macchinoso. È proprio qui che entrano in gioco soluzioni digitali innovative come Mela. Grazie alle sue funzionalità avanzate, Mela semplifica il processo di creazione e gestione dei verbali di riunione, offrendo una piattaforma intuitiva, sicura ed efficiente per registrare, documentare e validare le riunioni.

Non lasciare che la gestione dei verbali rallenti il tuo lavoro: prova subito ad utilizzare Mela gratuitamente e scopri come migliorare la produttività e l’efficienza delle tue riunioni!

DOMANDE E RISPOSTE SUL VERBALE DI RIUNIONE

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