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Rapportini di cantiere: 4 passi per procedere al meglio con il digitale

Rapportino di carta o digitale? La scelta obbligata oggi è per il digitale, e presto detto perché: migliora l'efficienza, è in linea con la normativa, evita errori e contenziosi, fa risparmiare tempo e denaro. Ecco 4 facili passi per procedere al meglio se sei un neofita dei rapportini digitali.

26 feb 2021 02 min Condividi

Rapportini di cantiere

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Il rapportino di cantiere è un documento in cui si annota, in genere quotidianamente, le risorse utilizzate per compiere un lavoro: le ore impiegate da dipendenti e collaboratori, i materiali utilizzati, i servizi terzi e i mezzi.

Insieme al giornale dei lavori, il rapportino di cantiere è fondamentale per tenere sotto controllo i costi del cantiere grazie ai rapportini.

Come abbiamo visto in altri articoli la profittabilità di un cantiere segue quattro macro-parametri:

• C, il valore del contratto
• R, le risorse che utilizzo per svolgere i lavori
• T, il tempo di chiusura dei lavori rispetto alla durata preventivata del cantiere
• P, il costo dei problemi, degli errori (E), delle varianti (V)

Quindi il margine aziendale su ogni cantiere E (gli euro che restano sul conto in banca) si può riassumere come segue:

E = C – R – T – P

Oggi parliamo principalmente di R (le risorse utilizzate per i lavori) e di come conoscere velocemente e con precisione quanti sono i costi del cantiere.

La velocità con la quale riusciamo a sapere R è un parametro fondamentale, tanto quanto la precisione. Anzi, ti consigliamo di rinunciare a un po’ di precisione per aumentare di tempestività nel conoscere i tuoi costi.

A proposito, dopo quanti giorni conosci l’avanzamento dei costi del cantiere?

Rapportini di cantiere: continuare con la cara, vecchia carta o scegliere il digitale?

Rapportini di cantiere: continuare con la vecchia e rassicurante strada "abbiamo sempre fatto così" oppure cominciare gradualmente a utilizzare uno strumento digitale?

In fondo il problema vero che vogliamo risolvere è la velocità con la quale ti rendi conto se stai perdendo o guadagnando soldi in un lavoro. La carta ha un impatto importante su questa velocità e può arrivare troppo tardi.

I rapportini scritti sulla carta raddoppiano il lavoro, anzi lo triplicano perché sono necessari almeno tre passaggi per trasformarli in Excel: ovvero, scrivere il rapportino, consegnare il rapportino, trascrivere le informazioni nel grande Excel di cantiere.

Ogni passaggio inserisce tempi morti che, sommati, ritardano la nostra conoscenza dei costi di cantiere.

I rapportini cartacei sono scritti in cantiere - o la sera a casa, o in hotel - poi devono essere consegnati in ufficio (e spesso è già passato qualche giorno), dove si accatastano sopra la scrivania.

Qualcuno deve poi trascrivere tutto su un grande foglio Excel, combinando e incrociando informazioni che provengono dai DDT, dalle fatture e da altre note varie.

Quanto ritardo provoca nella conoscenza dei costi questo modo di operare ? Gli studi attestano dicono che mediamente si conoscono i costi di cantiere con 3 settimane di ritardo!

Quindi il totale dei costi nel foglio Excel si aggiorna 21 giorni dopo che il materiale o il servizio sono entrati in cantiere!

In più questa mole di carta va archiviata, e non pensare che sia un'operazione a costo zero! Lo spazio, ma soprattutto le ore necessarie a gestirla, e le volte che dovrai riprendere il rapportino in mano si traducono in tanto denaro in più speso.

Guarda la stima dei costi di una gestione analogica del cantiere >>

Scegliere il digitale, d'altra parte, appare una scelta al giorno d'oggi necessaria: per far fronte gli adempimenti previsti dalle norme, che prevedono alcuni cambiamenti sostanziali nell'edilizia verso la digitalizzazione dei processi (D.M. 49/2018), per aumentare l'efficienza, evitare errori e possibili contenziosi, risparmiare tempo e denaro.

Cosa fare allora?

La soluzione è DIGITALIZZARE, per trasferire le informazioni dal campo direttamente all’imprenditore e al contabile. Le informazioni inoltre saranno già disponibili come dati aggregati e business intelligence

Vogliamo presentare 2 strade ad automazione crescente ma che portano entrambe dei benefici:

1. Si può semplicemente fare una foto al rapportino scritto sul modulo cartaceo con app dedicate alla gestione dei cantieri. Sarà un po’ brutale, ma già guadagniamo tempo e tracciabilità
2. La strada migliore è utilizzare un'app per creare rapportini digitali in cantiere, che ti permettano di conoscere istantaneamente l’avanzamento dei costi

A volte con pochissimo si può fare tanto, e per questo non sottovalutiamo l’utilità della prima soluzione! Fare la foto al rapportino cartaceo appena scritto e caricarla sul cloud, ti permette di trasferirlo subito in ufficio e di non accumularlo in una pila di documenti cartacei.

Le informazioni intanto possono essere elaborate praticamente in tempo reale. Puoi fare la stessa cosa con i DDT e con le fatture, permettendo ai contabili aziendali di seguire il costo del cantiere passo passo.

Se per fare ciò utilizzi una piattaforma dedicata alla cantieristica come Mela, questi documenti sono già archiviati per cantiere, non si perdono e non hai più bisogno di un archivio cartaceo. Se invece utilizzi sistemi come WhatsApp questo non è vero e dimezzi il beneficio.

Parliamo più in dettaglio della soluzione 2, a maggiore efficienza, ma che richiede un po’ di sforzo iniziale.

Come creare il rapportino dei lavori digitale direttamente in cantiere?

In questo caso avremo bisogno di portare la piattaforma digitale direttamente i cantiere. Questo richiede alcune peculiarità, e in particolare:

• Deve essere semplice, non stresseremo mai abbastanza questo punto! Qualunque soluzione digitale per i capo squadra e i capo cantiere deve essere facile. Non perché essi non siano digitalmente avanzati, anzi, il contrario. Gli ingegneri, i progettisti e i contabili sono abituati ai complessi software creati nel passato e sono in grado di gestire complesse tabelle. Le persone in campo, invece, non hanno dovuto passare da queste forche caudine, e hanno iniziato la loro digitalizzazione con Facebook, WhatsApp ed i social: soluzioni semplici e che funzionano molto bene. Questo è lo standard di riferimento che dovete portare in cantiere se volete ottenere un vero risultato digitale.

Diffida quindi da sistemi gestionali complessi: potrebbero essere adatti ai contabili, saranno adatti per il personale di cantiere?

• Deve essere un'app mobile e non una web app. Vuol dire che deve essere un'app in grado di funzionare su uno smartphone anche quando non c’è connessione internet. Non deve essere una pagina internet adattata ad un telefonino! Altrimenti ogni volta che la connessione è instabile o assente, i tuoi collaboratori dovranno usare soluzioni alternative.
• Deve permettere di fotografare DDT e fatture, così da “smaterializzare” la carta che arriva dall’esterno e renderla subito disponibile per tutta l’azienda.

Vediamo ora una strategia per guidare il cambiamento e passare dai rapportini cartacei al digitale.

1. Cominciare con le ore lavorate dai collaboratori

Inizia digitalizzando le ore lavorate per ogni cantiere. Una strategia efficace per migrare da carta a digitale è iniziare con il registro delle ore lavorate dai singoli collaboratori per ogni cantiere.

I materiali infatti possono essere un bel cruccio ed è meglio procedere per step. Per prima cosa quindi fai inserire a ogni caposquadra il rapportino delle ore.

In uno strumento come Mela questo avviene direttamente dentro la chat di cantiere!

Facendo quest'operazione quotidianamente (sono sufficienti 30 secondi per una squadra di 5 persone!) potrai tenere sotto controllo le ore lavorate durante il mese sui tuoi cantieri.

Con tale procedura non serve più il lavoro d' ufficio per trascrivere i rapportini delle ore, e la preparazione del conto ore a fine mese diventa un'operazione di solo controllo dati!

Gli strumenti digitali in più ci permettono visualizzazioni intelligenti dei dati (la cosiddetta business intelligence), per esempio quanto abbiamo lavorato in un certo cantiere nel tempo: nei primi 15 giorni di più, poi meno, etc.

In questo primo step per i materiali continua con le foto ai DDT e ai rapportini cartacei per i materiali (se necessario perché spesso bastano i DDT).

Dopo circa una settimana sarai pronto per lo step 2, in cui si affrontano i materiali.

2. Procedere con i materiali utilizzati in cantiere

Il secondo step è il controllo dei materiali usati in cantiere, che sono sempre un gran mal di testa

Partiamo da un caso semplice: i materiali del cantiere sono acquistati da fornitori di fiducia e possono essere sia consegnati in cantiere che ritirati al negozio del fornitore.

1. Un consiglio generale - digitale o no - è chiedere sempre fatture e documenti di trasporto separati per cantieri anche se sono ritirati di persona o vengono consegnati al magazzino aziendale.
2. Poi devi caricare le foto dei documenti di trasporto o della fattura nel tuo sistema per i rapportini - sempre! Questo permetterà a chi gestisce la contabilità di essere subito informato e di tenere traccia di quali materiali che sono effettivamente stati usati (o almeno portati in cantiere). Questo processo poi, lo abbiamo visto prima, permette la smaterializzazione di un archivio cartaceo che ha un costo importante (e del quale non ci si rende mai conto).
3. Un ulteriore step è chiedere al capocantiere di inserire nei rapportini giornalieri anche i materiali usati in cantiere nella sezione MATERIALI, come si vede nell'immagine qui sotto. Il nostro consiglio è utilizzare questa funzionalità appena il capocantiere avrà maggiore confidenza con lo strumento digitale.

Una riflessione importante per il passaggio 3 è quanti e quali materiali caricare - se non ne hai mai sentito parlare, leggi il Principio di Pareto (80-20). Se in cantiere porti 100 materiali, 20 di questi rappresentano l’80% del costo materiali di cantiere (e forse anche di più).

Per iniziare con la digitalizzazione dei materiali chiedi al capocantiere di registrare tutti i materiali che hanno questo peso sul tuo conto di cantiere. In un rapportino, digitale o cartaceo, un pacco di viti e un'autobotte di cemento prendono entrambi una riga.

3. Inserire i servizi esterni utilizzati in cantiere

Il servizi esterni (ponteggi, gru, scavi,…) possono essere una voce importante. Se il cantiere utilizza servizi esterni e noleggi, questi devono essere registrati nel rapportino, cartaceo o digitale.

Tali servizi di solito hanno un impatto economico non trascurabile, e aspettare le fatture del fornitore può spostare il bilancio del cantiere.

I servizi esterni sono sempre da inserire nel rapportino!

4. Inserire anche i macchinari e le attrezzature

L’ultimo step, quello per gli utenti più avanzati: puoi anche inserire nei rapportini i macchinari e le attrezzature utilizzate. Anche qui consigliamo di riflettere sul vero risultato che si vuol ottenere. Ha veramente senso sapere che Mario ha fatto 10 km con il furgone? Cambia il mio bilancio di cantiere? Speriamo di no, altrimenti il problema non può essere risolto con i rapportini! Se però ne fa 100 o più le cose cambiano.

Una soluzione semplice può essere quella di assegnare un costo per km al mezzo considerato e segnare i km fatti giornalmente (anche un’indicazione a spanne basta!). Sconsigliamo di procedere con letture dei contachilometri prima e dopo, servono solamente a dare un senso di controllo e scoraggiare la trasformazione digitale. Se a fine mese hai uno scostamento significativo tra i km del mezzo e quelli contabilizzati, sai che c’è qualcosa da indagare.

Può essere molto utile utilizzare tracciare i movimenti degli utensili e dei macchinari tra i vari cantieri, magari quelli più costosi. È importante quindi registrare l’attrezzatura in arrivo in cantiere perché a nessuno piace perdere gli strumenti del lavoro (soprattutto quelli con un po’ di valore!).

Per farlo, dai un nome e un numero a ogni strumento (es. martello M1, trapano T2,…..), carica la lista nella piattaforma digitale e chiedi al capocantiere di registrare l’arrivo in cantiere di ogni strumento. Con un click potrai sapere dove sono e dove sono stati tutti gli attrezzi.

Ecco come, nell'immagine sottostante.

Digitalizzando queste 4 voci di costo (le ore lavorate, i materiali, i servizi e noleggi, i mezzi), hai sotto controllo l’avanzamento dei costi del cantiere

Il risultato più importante che ottieni è quello di anticipare e velocizzare la conoscenza dei costi del cantiere.

Questo permette di prendere scelte coscienti e correggere eventuali rotte pericolose per la redditività del lavoro. Controllare velocemente e con precisione i costi, ti consente di assumere maggiori rischi, aumentare la produttività e quindi ridurre la durata complessiva.

È il primo passo per chiudere in 9 mesi i cantieri pianificati per durare 10!

Domande e risposte

1. Cos'è un rapportino di cantiere?

Il rapportino di cantiere o di lavoro è un documento generalmente compilato ogni giorno, fondamentale quando bisogna mettere a consuntivo le ore di lavoro e le attività per un determinato cliente.

2. Cosa deve contenere un rapportino di cantiere?

Il rapportino di cantiere deve contenere, giorno per giorno, le attività svolte e il materiale utilizzato per una determinata lavorazione. Dovrà poi avere: le annotazioni climatiche, il nome del cliente e i suoi dati, il luogo in cui la prestazione è avvenuta, la descrizione dell’attività svolta e le ore impiegate da ogni singolo lavoratore,

3. Perché è importante il rapportino di cantiere?

Il rapportino di cantiere insieme al giornale dei lavori, è importante per tenere la contabilità di cantiere, monitorare i costi, raccogliere e tracciare tutte le informazioni e gli eventi.