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Ogni giorno sei obbligato a compilare un rapportino di cantiere, e il solo pensiero ti fa venire mal di testa? Come puoi far diventare questa noiosissima attività, a te sgradita come la sabbia nel panino, un processo rapido, fluido, preciso?
Come si compila un rapportino di cantiere
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Il rapportino di cantiere o di lavoro è un documento di norma redatto quotidianamente, necessario quando bisogna consuntivare le ore di lavoro e le attività per un cliente. In questo documento sono segnate, giorno per giorno, le attività svolte e il materiale utilizzato.
Il documento dovrà essere firmato per accettazione dal cliente finale, e assumerà quindi anche valore legale in caso di dispute o contenziosi.
Il rapportino ha un altro compito molto importante: quello di documentare le decisioni e le strade intraprese, e, in caso, offre la possibilità di poterle subito modificare se si opta per soluzioni più efficaci.
Il processo normalmente applicato prevede la compilazione di un rapportino cartaceo con il formato deciso dalla singola ditta. Il rapportino compilato viene poi consegnato in ufficio e organizzato per singola commessa. Le informazioni raccolte sono copiate nel modello (excel spesso o gestionale più raramente) utilizzato per gestire la contabilità di cantiere.
Al rapportino si allegano di solito i documenti cartacei prodotti in cantiere come DDT, verbali, moduli, etc… così da integrare il fascicolo dell’opera tenuto dall’ufficio tecnico aziendale.
IL RAPPORTINO È UN DOCUMENTO FONDAMENTALE PER DUE RAGIONI:
1. Per gestire correttamente la contabilità
2. Per tracciare le ore di lavoro di ciascun dipendente: conteggio che servirà per l’elaborazione della sua busta paga
Generalmente il rapportino di lavoro contiene queste informazioni:
Oltre al rapportino di cantiere, esistono altri due tipi di rapportino di lavoro:
Se vuoi un aiuto per disegnare i tuoi rapportini di cantiere e migliorare il controllo dei costi leggi questo approfondimento dedicato: vai all'articolo
Ti sei mai chiesto quanto tempo perdi a compilare rapportini di lavoro?
La stesura di un rapportino di lavoro richiede di mettersi davanti al computer dopo una stancante giornata di lavoro in cantiere, e di dedicare tempo a ordinare tutti i dati raccolti durante la giornata.
Se si è pratici, basta una mezz'ora al giorno, ma, sommata a tutti gli altri giorni lavorativi, al mese significa almeno 10 ore al computer, più di una giornata lavorativa!
Tempo che potresti risparmiare con Mela!
Con Mela ti basta uno smartphone per tracciare ogni singolo evento che accade in cantiere e per poter realizzare, senza dover passare in ufficio dopo il lavoro, rapportini completi, sicuri, conformi alla normativa, con pochi semplici click!
Ecco come:
PASSO UNO -> Crea una nuova attività e invita i tuoi dipendenti a farne parte
PASSO DUE -> Ora puoi registrare (e invita anche i tuoi collaboratori a farlo) tutto ciò che accade in cantiere. Potete scegliere il mezzo che vi è più comodo: messaggi, file audio e video, immagini.
PASSO TRE -> A fine giornata hai il tuo rapportino di cantiere pronto, costituito dallo storico di tutti gli avvenimenti della giornata: da salvare o stampare con un solo click, dal tuo computer.
Inoltre con Mela puoi gestire le informazioni da qualsiasi dispositivo (smartphone, tablet, iPad o pc): i dati sono salvati in tempo reale sulla piattaforma e possono essere consultati e utilizzati da tutti i tuoi gruppi di lavoro.
Nelle commesse pubbliche la questione si complica un po’ perché a dettare le regole c’è il Codice Appalti e a farle rispettare c’è il Direttore Lavori. Queste norme indicano le regole su come va tenuta la contabilità di cantiere affinché siano garantite qualità e trasparenza per il committente pubblico, ed in particolare si specifica che le opere, prima di essere pagate, debbano essere misurate ed inserite nel registro di contabilità. Il pagamento avverrà poi seguendo i SAL così come definiti nel contratto d’appalto.
I rapportini di lavoro sono regolati dal codice appalti? No. Ognuno può fare i propri rapportini di lavoro come vuole. Ma vediamo perché i rapportini dei lavori sono importanti anche (e soprattutto) negli appalti pubblici.
Il punto di partenza della contabilità degli appalti pubblici è il giornale dei lavori. Storicamente il giornale dei lavori era un libro cartaceo gestito sotto la responsabilità del direttore dei lavori, così come cartacei erano i rapportini di lavoro gestiti sotto la responsabilità del capo cantiere (ed interni alla ditta appaltatrice). Per questo motivo erano trattati come due documenti separati. Ma sono così diversi? Sotto trovate un confronto tra le voci richieste che il Direttore dei Lavori deve registrare nel giornale dei lavori e le voci tipiche di un rapportino.
Cantiere/Data/Cliente
Annotazioni climatiche
La descrizione delle attività svolte
Elenco delle ditte presenti in cantiere
Numero delle maestranze presenti in cantiere e loro qualifica
L’attrezzatura tecnica ed i mezzi impiegati per l’esecuzione dei lavori
L’elenco delle provviste fornite dall’esecutore, documentate dalle rispettive fatture quietanzate,
Ogni nota ed evento che interessi l’andamento tecnico ed economico dei lavori, ivi compresi gli eventuali eventi infortunistici
Note del DL e relazioni verso il RUP
I processi verbali di accertamento di fatti o di esperimento di prove
Le contestazioni, le sospensioni e le riprese dei lavori
Le varianti ritualmente disposte, le modifiche od aggiunte ai prezzi
La descrizione dell’attività svolta
Operai presenti, qualifica e ore lavorate
Attrezzature e mezzi impiegati
Il materiale utilizzato per effettuare l'opera
Gli eventuali automezzi usati
Ogni nota che aiuti a ricostruire correttamente il costo delle opere realizzate
E’ chiaro che le prime 8 voci sono praticamente identiche, fatta eccezione che in un caso si tratta di singola impresa e nell’altro, quello del giornale dei lavori, si deve tener conto del fatto che in cantiere possono operare più imprese in contemporanea e la DL le dovrà seguire tutte.
Le differenze ulteriori si trovano nella parte dei verbali e degli ordini di servizio che se opportunamente digitalizzati rientrano perfettamente nello schema di gioco. A riguardo si consiglia di leggere questo articolo sulla gestione dei verbali di cantiere.
I rapportini di lavoro contengono normalmente le informazioni necessarie per redigere un corretto giornale dei lavori e infatti vi si trovano:
Le risorse utilizzate (leggasi presenti) in cantiere
I mezzi
I materiali
Le lavorazioni svolte
Queste informazioni sono quelle che un direttore dei lavori deve registrare nel Giornale dei Lavori dell’opera. In questo senso se lui potesse accedere e controllare i rapportini in modo sistematico avrebbe terminato il suo lavoro.
Il problema della condivisione di questo documento è sempre stato quello della condivisione delle informazioni. Fino a che punto voglio essere trasparente?
Il nostro consiglio per questo schema di gioco è quello di condividere le risorse utilizzate ma non i costi che queste hanno generato (quanto costano i materiali o le risorse per l’appaltatore). Oggi questa distinzione è possibile tramite il digitale.
In più con una App come Mela, l’appaltatore può condividere con il DL il rapportino facendo in modo che lo stesso possa vedere solo le quantità e non i costi.
Sempre con l’app è possibile allegare foto ai rapportini trasformando la sequenza di questi un Giornale dei Lavori completo.
Questo schema di gioco ha molteplici vantaggi:
Crea una immagine univoca sull’andamento dei lavori limitando le divergenze di valutazione sullo stato di avanzamento
Rende il Direttore Lavori partecipe dell’attività giornaliera della ditta e per questo crea fiducia, trasparenza e responsabilità per entrambi gli attori
Riduce il numero di trascrizioni dello stesso dato riducendo di conseguenza lavoro ed errori.
Attenzione, molti capi cantiere esperti che abbiamo conosciuto facevano già qualcosa di simile anche con il cartaceo!
Alcuni capo cantiere esperti si prendono la briga di far firmare tutti i rapportini di cantiere agli assistenti del DL. In questi rapportini avevano indicato sia le risorse utilizzate (uomini, materiali, mezzi, etc…), che le lavorazioni svolte, indicando di volta in volta se si trattava di voci contrattuali o di extra. E’ chiaro che nella realtà dei fatti stavano preparando sia un Libretto Misure che un Giornale dei Lavori.
Questo comportamento garantisce all’appaltatore di non perdere nessun extra nella commessa e la discussione sui pagamenti si semplifica di molto.
Un punto di attenzione qui si leva per l’ufficio di Direzione dei Lavori: controllare bene quello che si firma giorno per giorno perché l’appaltatore sta costruendo una documentazione robusta con la quale presentare il conto!
Questo processo è molto semplificato dall’adozione di uno strumento digitale che evita di dover gestire copie cartacee dei documenti in cantiere.
In questo esempio l’appaltatore fa un passo ulteriore rispetto a quanto visto nell’esempio precedente. La gestione dei rapportini dei lavori è infatti digitale ed il libretto delle misure delle opere realizzate che ne deriva è tenuto dal Geometra di Cantiere dell’appaltatore e condiviso con il Direttore dei Lavori. Questo permette ad entrambi di avere una visione univoca, trasparente ed aggiornata sull’avanzamento dell’opera semplificando drasticamente la gestione della contabilità dell’intero progetto.
Cos'è un rapportino di cantiere?
Il rapportino di cantiere o rapportino di lavoro giornaliero è un documento che può essere redatto in formato digitale o cartaceo, compilato dai dipendenti di un'impresa, che contiene informazioni sulle attività svolte per ciascuna commessa, le ore di ciascun lavoratore, il materiale e i mezzi utilizzati.
A cosa serve il rapportino di cantiere?
Il rapportino di cantiere serve per due ragioni principali: per tracciare le ore di lavoro e gestire le presenze di ciascun dipendente; conteggio che servirà per l’elaborazione della sua busta paga e per gestire correttamente la contabilità di cantiere.
Quali sono i vantaggi del rapportino digitale?Con il rapportino digitale risparmi innanzitutto molto tempo - con app dedicate ai cantieri come Mela puoi farlo direttamente sul tuo smartphone in cantiere, firmarlo e condividerlo - e mitighi di molto gli errori "umani" dovuti per esempio a trascrizioni a mano non corrette.
Luisa Marcora
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