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¿Cómo y por qué digitalizar la documentación de las obras de construcción?

El sector de la construcción, caracterizado por su robustez y formas tradicionales de trabajar, se encuentra en un punto de inflexión. La gran cantidad de documentación legal y técnica que se genera en cada obra, desde los planos iniciales hasta los certificados finales, ha sido tradicionalmente gestionada en papel. Sin embargo, en la era digital, esta práctica no solo es ineficiente, sino que también puede ser un freno para la productividad y la rentabilidad.

21 jul. 2025 04 min Compartir

Digitalizar la gestión de las obras ahorra tiempo y dinero

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¿Por qué es fundamental digitalizar la documentación en las obras de construcción?

No, no se trata de una moda. La digitalización de la documentación en todos los sectores y entre ellos el de la construcción se ha convertido en un imperativo para cualquier empresa que aspire a ser competitiva, eficiente y cumplir con la normativa vigente. 

Veremos a continuación, de manera muy simplificada, los tres aspectos fundamentales, los desafíos que resuelve la digitalización de toda la documentación de las obras.

1. Volumen y complejidad:

Las obras generan miles de documentos: licencias, estudios de seguridad, planes de calidad, contratos, partes de trabajo, albaranes, certificados de aptitud, etc. Gestionar toda esa documentación en formato físico es una tarea ardua, que requiere mucho tiempo y es, además, propensa a errores, pérdidas y desorganización.

2. Necesidad de acceso Inmediato y colaboración:

En cualquier proyecto de construcción, varios agentes (promotor, contratista principal, subcontratistas, dirección facultativa, coordinadores de seguridad, etc.) necesitan acceso a información actualizada en tiempo real o casi en tiempo real. La documentación en papel crea barreras y retrasa la toma de decisiones.

3. Mitigar los riesgos de incumplimiento y de sanciones:

La legislación española en el sector de la construcción (especialmente en PRL y subcontratación) es muy estricta respecto a la documentación. La falta de acceso rápido a un documento o su extravío/pérdida puede terminar en multas elevadas y eventualmente en paralizaciones de obra.

4. Mejora de la eficiencia (ahorro de tiempo y de dinero lo mires por donde lo mires):

Poder dedicar la mayor parte del tiempo a la gestión y ejecución de la obra y no a rellenar documentos y a almacenarlos físicamente con la consiguiente dificultad para su localización posterior; disponer de un archivo documental actualizado y organizado que admita búsquedas no solo por obras, sino por quién generó la documentación, por temáticas, por tipo de documentos con absoluta trazabilidad, es rentable lo mires por donde lo mires.

"Cuando soplan vientos de cambio, unos construyen muros y otros construyen molinos". Proverbio chino

Algunas ventajas que presupone la adopción de la gestión digital de la documentación

a) Eficiencia operativa y ahorro de desplazamientos:

Di adiós a la búsqueda de documentación en carpetas (físicas o en el PC) o esperar a que alguien los traiga de la oficina (si se acuerda). Con la documentación digitalizada el acceso se vuelve instantáneo desde cualquier dispositivo y lugar, lo que agiliza todos los procesos, desde la consulta de un plano hasta la firma de un parte de trabajo. No tener que desplazarse para certificar con una firma un documento (válido también para las firmas de los clientes) es de por sí una gran ventaja.

b) Drástica reducción de errores y retrabajos:

Disponer en todo momento de la última versión de los documentos (planos, especificaciones, etc.), se minimizan las confusiones y los errores de ejecución. La trazabilidad de las revisiones sucesivas asegura que todos los agentes estén alineados y dispongan de la información veraz y fácilmente consultable.

c) Mejoría sensible en la comunicación y la colaboración:

Que la comunicación sea más efectiva y fluida, que las incidencias e imprevistos se resuelvan más rápidamente, que se eviten los clásicos malentendidos que tantas pérdidas ocasionan, es posible gracias a que en las plataformas digitales la información, al estar centralizada, todos los equipos y agentes pueden colaborar en tiempo real con independencia de su ubicación física.

d) Más seguridad y mejoría en el cumplimiento de la normativa:

Las copias de seguridad de la documentación digitalizada se realizan en la nube, donde son almacenadas, previniendo las pérdidas, el deterioro o el extravío. Esto contribuye a mejorar la gestión y el control de todos los requisitos normativos (Libro de Subcontratación, permisos, PRL, etc.) siempre disponibles y fácilmente localizables para auditorías e inspecciones.

e) Reducción de costes y sostenibilidad:

Eliminar el uso de papel no solo es un beneficioso desde el punto de vista medioambiental, sino que además reduce los costes asociados a la impresión, el almacenamiento y el transporte de documentos físicos. El tiempo dedicado a la localización de documentos en archivos físicos es también un ahorro en los costes del personal.

f) Proceso de toma de decisiones basado en datos: 

Al estar digitalizada la documentación de la obra es posible recopilar y estructurar los datos de manera que pueden ser analizados para identificar patrones (¿se repiten las mismas incidencias en las obras?), optimizar los procesos de cara al futuro y sobre todo, tomar decisiones más informadas.

Mela es la solución

Mela, entre sus soluciones, ofrece un sistema de generación de plantillas de documentación digital con estas características:

. Fácil de gestionar, incluso para personas poco familiarizadas con lo digital:

Se accede al módulo de gestión de actas y checklists y se asigna un nombre al documento. A continuación se comienza a dar nombre a los campos y a elegir el tipo de campo, que pueden ser de:

- Texto

- Número

- Fecha

- Horas

-Casilla (pisco o check)

- Menú desplegable con opción única

- Menú desplegable con opción múltiple

- Título o encabezado

- Acción

- Tabla

Cualquier acta (de seguridad y salud, de replanteo, de entrega de obra, de inspección, etc.) es susceptible de convertirse en una plantilla de Mela. Una vez guardada el acta, ya está disponible para ser rellenada e insertada en cualquiera de las obras que tengamos en curso.

. Ahorro de tiempo y espacio en la extensión de las actas gracias a campos condicionales:

En Mela es posible para un campo de menú desplegable (con opción única o múltiple, por ejemplo) definir qué campo mostrar a continuación conforme la respuesta elegida en el campo precedente. Así, por ejemplo, si para un campo que pregunte si se han encontrado deficiencias, si la respuesta es "no", pasar directamente a otro tema. Sin embargo, si la respuesta fuera "sí", es posible mostrar, solo si la respuesta es "sí", un campo que solicite la descripción de las incidencias encontradas en obra.

. Documentar las actas con fotografías directamente desde el acta:

Durante el proceso de rellenado del acta, directamente sobre los campos definidos, es posible hacer fotografías (o importarlas desde la galería) para ir documentando la información escrita con imágenes que refuercen el contenido. La exportación del contenido del acta rellenada en PDF se realiza con un clic.

. Posibilidad de generar acciones correctivas asignadas a miembros del equipo:

Una de las tipologías de los campos de las actas y checklists o listas de chequeo en Mela es la de "Acción / Evento de calendario" con su responsable, su dirección, documentación adjunta, posibilidad de insertarle un acta para que la rellene y, lo más importante, con fecha de inicio y de fin. Como cada obra tiene una vista de calendario, existe una vista del calendario de todas las obras y cada miembro del equipo tiene un vista de calendario que le aplica a él solo, antes de firmar el acta, las acciones correctivas pueden quedar asignadas y con plazo de resolución.

. Documentación firmada digitalmente con tecnología Blockchain y plena validez legal:

Mela tiene un sistema de firmas sencillísimo. El usuario/trabajador de la aplicación es la firma por defecto, pero es posible añadir a la documentación todas las firmas necesarias simplemente cambiando el firmante. Tras las firmas el documento no puede ser modificado y se genera una huella digital que le confiere al documento toda la validez legal ante autoridades, organismos e incluso tribunales.

. Documentación siempre disponible:

La documentación permanece vinculada a la obra aunque esta finalice y se archive. En Contenido de la obra/tarea es posible acceder al apartado específico de Actas y checklists donde podremos encontrar fácilmente la documentación. Además, es posible asignarle a la documentación etiquetas personales, buscar por el creador de la documentación, por rango de fechas y, por supuesto, por el título del acta/checklist.

"Empieza haciendo lo que es necesario, luego lo que es posible, y de repente te encontrarás haciendo lo imposible." Francisco de Asís.

Conclusiones:

1. Las ventajas de digitalizar toda la documentación en las obras de construcción son evidentes: trazabilidad, control, ahorro de tiempo, eficiencia, cumplimiento de la normativa vigente. Reducción de errores, malentendidos y certificación mediante firmas con plena validez legal.

2. La adopción de un software como Mela que posibilita la creación de plantillas insertables en todas las obras y proyectos de manera intuitiva y cómoda de gestionar puede ser el primer paso para decir definitivamente adios al papel y a las costosas horas para gestionar la documentación.