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Facility Manager Software, 4 regole d’oro per scegliere quello giusto

Facility Manager Software: quale scegliere? Nel web si trovano molte proposte in base alle diverse esigenze. A prescindere da queste, però, ci sono quattro caratteristiche e funzionalità che devi tenere ben presente per selezionare lo strumento giusto per te. Vediamole insieme!

07 giu 2022 03 min Condividi

Facility Manager Software, scegliere quello giusto

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Facility Manager Software: se anche tu sei alla ricerca di uno strumento digitale per gestire al meglio i tuoi progetti, al di là di dove cadrà la tua scelta, considera prima di tutto alcuni aspetti imprescindibili che questo dovrà possedere.

1. Che tecnologia ha? È mobile o solo su computer? Le ditte che lavorano per me riescono a utilizzarlo? Se è un’app ed in cloud molto meglio.

2. È semplice da usare? Ha tempi di implementazione praticamente immediati oppure occorre fare più sessioni di training? Coinvolge tutti gli attori della mia azienda o del mio progetto? Attento a non creare un solo esperto del software che sceglierai.

3. Ha tutte le funzionalità che mi servono? Proprio quelle e non altre! Se al tuo software ne manca una o qualcuna, può non essere una buona scelta, perché lo dovrai integrare con altri strumenti!

4. Quanto costa? I costi sono chiari oppure richiedono personalizzazioni? Attenzione costi non chiari spesso implicano costi alti!

1. La tecnologia

Usando il tuo software di Facility Management, dovrai vedere subito i benefici per il tuo lavoro, la storiella che per digitalizzare serve tanto tempo è vecchia!

2. La semplicità

“Se semplifichi le cose, riuscirai a spostare anche le montagne” diceva Steve Jobs, per ricordare appunto che semplificare è molto più difficile che complicare. E uno strumento semplice può essere davvero la bacchetta magica per gestire il tuo lavoro!

Quindi, per implementare il tuo strumento dovrai metterci il meno tempo possibile, proprio perché è semplice da capire e da usare. La facilità è inoltre democratica, perché permette a tutti - dalle ditte che lavorano con te in campo, ai tuoi collaboratori o clienti - di usare lo stesso strumento.

Metti al bando complicati software, che nessuno, o solo in pochi sapranno usare, mentre tutti gli altri continueranno a utilizzare whatsapp o email, nell’ottica di “abbiamo sempre fatto così”. Se lo strumento è semplice, sarà partecipativo e utile per il cambio di passo digitale della tua azienda.

Quanto deve durare il progetto di implementazione? La risposta giusta è il meno possibile, cioè il tempo di mettersi davanti all’applicazione, provarla, prendere confidenza con le funzionalità. Devi essere in grado di lavorare subito con lo strumento, coinvolgendo anche i colleghi.

Uno strumento facile come Mela, con un’implementazione che dura poche ore e funzionalità dedicate al mondo del facility management, è lo strumento ideale!

Il successo vero della digitalizzazione è quando riesci a efficientare i processi di comunicazione, scambio di dati, controllo dei costi e dei lavori! Se le persone che lavorano con te continuano ad utilizzare WhatsApp il cambio non ha funzionato!

3 . Le funzionalità pensate per i Facility Manager

Esaminiamo ora le caratteristiche specifiche che dovrà avere la tua app per gestire ogni aspetto del facility management. Un consiglio: la presenza di un parametro non basta: considera tutti gli aspetti insieme, per avere risultati ottimali.

a. Deve permetterti di controllare i costi e i lavori 

... Adesso, e non tra una settimana e un mese!

• Con un’app come Mela, la ditta o i collaboratori in campo segnano in tempo reale le ore di lavoro, i materiali e i mezzi utilizzati. Avrai quindi registrato tutto in tempo reale e il sistema leggerà direttamente dalle foto scattate in campo, i dati di fatture e ddt.

• I dati raccolti comporranno in automatico i rapportini, le checklist e i verbali di intervento già pronti per essere esportati, con firme e logo, per avere una prova del lavoro svolto. Se vorrai li potrai inviare subito anche ai tuoi clienti.

b. Deve aggiornarti in tempo reale sullo svolgimento dei lavori

Il migliore strumento per facility manager ti permetterà di comunicare agevolmente, da remoto con collaboratori o ditte in campo, e di tracciare in tempo reale i lavori. Ti servirà inoltre uno strumento in grado di raccogliere le foto, i file e i documenti di ogni singolo intervento, evitando gestionali complicati o lo scambio continuo di email o telefonate.

Con Mela hai a disposizione strumento semplice come una chat, che organizza in automatico tutte le informazioni che scambi con ditte e collaboratori in un archivio cloud.

c. Deve semplificare la burocrazia e i processi

Con un software che ti permetta di fare verbali direttamente, o di chiederli alle ditte collaboratrici senza dover trascrivere dati, scansioni e email o peggio ancora PEC.

• Con Mela non solo puoi creare i tuoi verbali, ma li potrai firmare direttamente dal telefono e notarizzarli automaticamente grazie alla tecnologia blockchain (tutto in automatico). Con la blockchain avrai la garanzia totale dell'immutabilità e della verificabilità dei tuoi documenti, e la loro validità legale.

4. Il costo

Uno strumento per Facility Management semplice (come lo vogliamo!) avrà un costo contenuto, ma non solo! Anche il processo di digitalizzazione sarà economico, dal momento che dovrai spendere poco tempo per capirlo e utilizzarlo - e tempo risparmiato significa denaro che risparmi.

Ricordati poi, il costo deve essere in chiaro sul sito dell’app. Se il prezzo non è presente, insospettisciti. Probabilmente sei di fronte a un software che dovrà essere reso tailor made come un abito sartoriale. Questa però non è una buona notizia: un sistema troppo personalizzato richiede un progetto di implementazione difficile, e il nostro software dovrà essere facile!

Insomma, bello l’abito del matrimonio ma qualcuno lo ha mai rimesso?! La tua app dovrà evolvere con te nel tempo.