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Gestione costi di un cantiere non digitalizzato: l'avresti mai detto?

Il costo di gestione del cantiere, raramente considerato, influisce inevitabilmente sulle performance dell’impresa. Le principali voci sono: i costi diretti di gestione (il tempo e altri costi investiti in operazioni gestionali) che arrivano a 140 euro per settimana per ogni cantiere, e i costi indiretti di gestione (la gestione delle decisioni e dei rischi). La conclusione è che il costo gestionale più alto è rappresentato dal ritardo nella consegna dei lavori, ed è direttamente proporzionale al valore dell'intero cantiere.

18 gen 2021 04 min Condividi

Gestione costi di un cantiere

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Ascolta "Lo sapevi che? I costi (evitabili) di un cantiere analogico" su Spreaker.

Gestione costi di cantiere: cosa bisogna misurare?

I. Qual è il costo della raccolta e archiviazione delle informazioni?

1. Cosa succede in cantiere: tracciare la storia / foto
2. I costi del personale, materiali e servizi esterni

II. I costi nascosti. Cosa sono e come si calcolano?

1. Costi legati alla lentezza delle informazioni
2. Costi legati alla mancanza di informazioni

Gestione costi di un cantiere: cosa bisogna misurare?

Parliamo sempre di cantiere digitale. Proviamo ora a fare una riflessione inversa e parliamo di cantiere "analogico". Esaminiamo quindi qual è il costo di gestione di un cantiere senza il digitale. Così tanto? Eh, già: vediamo perché.

Gestire un cantiere vuol dire raccogliere informazioni, catalogarle correttamente, combinarle ed estrarne NUMERI e DECISIONI

Semplificando, i costi di un cantiere sono di 2 tipi:

I. Il tempo per raccogliere, gestire le informazioni e il costo per archiviarle

II. I costi nascosti

I. Qual è il costo della raccolta e archiviazione delle informazioni?

Per calcolare i costi consideriamo 2 attività di gestione delle informazioni semplici e indispensabili per ogni cantiere:

1. Cosa succede in cantiere: tracciare la storia (considera almeno le foto).
2. I costi del personale, materiali, servizi esterni

Questi non sono gli unici processi di raccolta e gestione delle informazioni dal cantiere (sicurezza, collaudi, etc...) ma partiamo da qui.

1. Cosa succede in cantiere: tracciare la storia con le foto

a. Sopralluoghi non indispensabili

Come imprenditore, è fondamentale essere informato sull'andamento dei cantieri, e le foto possono raccontare più di mille parole. Ma serve necessariamente recarsi personalmente in cantiere per farlo?

Ogni visita in cantiere costa circa 50 euro, così ripartiti:

• Il tempo per recarsi in cantiere
• Il costo del tragitto per arrivare in cantiere (la benzina se ha usato l'auto)

L'alternativa è sfruttare la presenza del capocantiere per la raccolta delle foto e la comunicazione dal cantiere, e coinvolgere l'impresario solo in caso di criticità.

b. Trasferire e organizzare le foto

Una volta realizzate, le foto vanno salvate in un luogo sicuro e condiviso per archiviarle.

• Ipotizziamo 15 minuti a settimana per il passaggio dallo smartphone al pc, e circa 30 minuti per catalogare le foto in modo chiaro e riconoscibile. Il totale è circa 45 minuti. Se questa attività è effettuata dal direttore tecnico, vale circa 29 euro.

ATTENZIONE! Se le foto non sono nominate in modo da essere riconducibili a un'attività specifica, anche questo incide sui costi in termini di tempo impiegato nella "decifrazione" ed eventuale risoluzione di errori. Gli scavi, i mattoni, i tubi si assomigliano tutti! Difficile identificare, per esempio, la foto del massetto dell'appartamento 1 e quello dell'appartamento 2.

c. Archiviare le foto rendendole patrimonio aziendale

Se le foto rimangono sul computer di chi le ha scaricate esistono due problemi:

1) Risulta difficile condividerle ed estrarre valore dallo storico delle informazioni;

2) Non esistono ridondanze nell'archiviazione e perciò aumenta il rischio di perdita dei dati.

E' consigliabile quindi utilizzare un server aziendale condiviso o una soluzione di storage cloud, il cui costo si aggira sui 20 euro mensili.

Costo di realizzazione e archiviazione delle foto:

Quasi 80 euro a settimana per cantiere!

2. I costi del personale, materiali e servizi esterni

a. Compilare i rapportini cartacei

Si ipotizza di compilare, per ogni cantiere:

• 1 rapportino al giorno per le ORE LAVORATE (5 minuti)
• 1 rapportino a settimana per i MATERIALI (15 minuti)
• 1 rapportino a settimana per i SERVIZI ESTERNI (5 minuti)

Il tempo per la compilazione dei rapportini è quindi circa 45 minuti e, se svolto dal capocantiere, sono circa 26 euro a settimana per ogni cantiere.

b. Consegnare in sede centrale i rapportini

Una volta a settimana i rapportini devono essere portati in sede centrale. Insieme ai rapportini si devono consegnare anche i DDT ed eventuali altre fatture o documenti contabili consegnati in cantiere. Tra viaggio e tempo speso dal capocantiere, si ipotizza un costo di 17.50 euro a settimana.

c. Trasferire i dati dei rapportini

Per trasferire i dati sul sistema interno di contabilità, che sia un gestionale oppure un foglio Excel, si calcolano circa 5 minuti a rapportino (per 5 rapportini, che sono i giorni lavorativi a settimana), e quindi sono già 25 minuti del contabile ai quali si aggiungono altri 5 minuti per l'archiviazione del cartaceo. Si arriva così a 12.50 euro.

Di seguito i costi all'ora delle diverse figure professionali.

Il totale della gestione dei rapportini a settimana: ca. 56 euro

Costo totale del tempo per gestire le informazioni:

136.25 euro a settimana per cantiere se si è molto efficienti

II. I costi nascosti. Cosa sono e come si calcolano?

I costi nascosti - difficili da misurare e spesso non lineari - possono essere divisi in due aree:

1. Costi legati alla lentezza delle informazioni mentre il cantiere è in corso
2. Costi legati alla mancanza di informazioni, soprattutto a valle del cantiere

Con quanti giorni di ritardo si conoscono i costi che il cantiere sta assorbendo? Anzi: con quante settimane di ritardo??

Dalle nostre interviste, tutte le aziende confermano di avere un ritardo che va da 15 GIORNI a 1 MESE

1. Costi legati alla lentezza delle informazioni

La lentezza nell'acquisizione delle informazioni è sicuramente il maggiore costo legato alla gestione del cantiere in modo tradizionale.

Normalmente, infatti, si prendono decisioni operative senza sapere se rientrano nel budget di cantiere. Come ci si mette al riparo dai rischi?

1. Basandosi sull'esperienza
2. Rimandando le scelte importanti

La conseguenza è che i tempi si allungano e bisogna gestire il disappunto dei clienti che non vogliono più assorbire i costi non previsti.

Ma il costo più vero di tutti è che il cantiere rallenta. Se si vuole evitare di prendere decisioni rischiose e le informazioni circolano con lentezza, inevitabilmente si accumulano ritardi. Questo meccanismo genera un costo direttamente proporzionale al ritardo.

Ipotizzando di avere un cantiere della durata prevista di 100 giorni

Se il ritardo della consegna è del 10%, i costi di mancata produzione tenderanno ad essere anch'essi pari al 10% dei costi totali del cantiere. Questo senza nemmeno contare eventuali costi di penale!

Questo è il VERO e importante COSTO della lentezza delle informazioni

2. Costi legati alla mancanza di informazioni

La mancanza di informazioni è un'eventualità più rara, perché una volta che il cantiere è terminato, la probabilità di avere reclami è piuttosto bassa (e in ogni caso i lavori sono assicurati).

Dal momento che l'impresa è la principale responsabile della qualità del lavoro, è consigliato creare un track record di qualità, dimostrarlo ai clienti, rassicurarli che è stato fatto tutto bene e acquisire così la loro fiducia.

Un lavoro documentato e con tutte le informazioni è in ogni caso preferibile, almeno per 2 motivi:

1. Il cliente è soddisfatto del lavoro svolto

2. Il cliente non avanzerà alcuna pretesa

Lo sai che questi costi - nonché il mal di testa e la perdita di tempo in attività noiose e poco produttive - potrebbero essere evitati se si sceglie il digitale?

Ecco cosa ti occorre>>