Gestión de las horas del personal: el caso de un ente regional para los servicios agrícolas y forestales
Un ente regional que opera en los sectores de la agricultura y los bosques, con una compleja red de proyectos distribuidos a gran escala y un elevado número de operadores, quería digitalizar y simplificar la gestión de las horas trabajadas, para permitirle centralizar los datos operativos y mejorar la transparencia de la información.
Gracias a la implementación de Mela, el paso al trabajo sin papel se ha hecho realidad, permitiendo una rendición de cuentas de los costes más eficiente, un seguimiento constante de las actividades y una visión económica en tiempo real de los costes de la mano de obra.
01
EL DESAFÍO DEL CLIENTE
Centralizar los datos y rastrear las actividades en tiempo real
La organización, implicada en numerosos proyectos distribuidos a gran escala en Lombardía, gestionaba una gran cantidad de datos e información mediante herramientas tradicionales:
Gestión descentralizada de los datos: la información se recogía utilizando diversas herramientas como hojas Excel y documentos en papel.
Seguimiento de las actividades en evolución: la actualización de los datos requería tiempo, con procesos manuales que limitaban una visión inmediata de los costes y de las horas trabajadas.
Comunicación diversificada: el uso de múltiples canales ralentizaba la recopilación y la organización de la información.
Digitalizar la gestión de las horas y centralizar los datos operativos
La organización se proponía transformar sus modalidades operativas para responder a las crecientes exigencias de eficiencia y transparencia:
Digitalizar y automatizar los procesos: simplificar la gestión de las horas trabajadas y reducir al mínimo la intervención manual.
Responsabilizar a las figuras implicadas: proporcionar herramientas intuitivas que permitieran a cada rol registrar y aprobar los datos de forma autónoma, mejorando la colaboración.
Centralizar toda la información: crear un único repositorio accesible en tiempo real para agilizar la consulta y garantizar una visión global más clara.
02
OBJETIVOS OPERATIVOS
03
PROBLEMA DEL CLIENTE
Dificultad de una gestión compleja y distribuida
PROBLEMÁTICAS PRINCIPALES
Cada día, responsables técnicos, jefes de equipo y personal administrativo se enfrentaban a un doble reto:
Gestionar las horas trabajadas de muchísimos operadores sin un procedimiento estructurado.
Las horas trabajadas se registraban mediante herramientas tradicionales como hojas de Excel y formularios en papel, recogidos manualmente sobre el terreno. Este método no solo requería mucho tiempo, sino que hacía difícil tener una panorámica actualizada y precisa de los costes de la mano de obra.
Fragmentación de la comunicación.
La falta de un sistema único centralizado para la recopilación y el intercambio de la información provocaba retrasos y dificultades en la sincronización entre los distintos equipos, aumentando el riesgo de errores e incomprensiones.
Paso a paso del proceso:
Creación de los proyectos: cada proyecto se configura en Mela, agrupándolos también por decreto.
Introducción de datos en el campo: los jefes de equipo registran directamente en Mela las horas trabajadas y rellenan el diario de trabajo, acompañándolo con fotografías.
Aprobación: los directores de obra verifican y aprueban las horas introducidas.
Consolidación: el director técnico consolida los datos para la elaboración y la carga en el sistema de gestión de nóminas.
Supervisión continua: los paneles personalizados permiten monitorizar el progreso de los trabajos y generar exportaciones a medida.
04
USO DE LA APLICACIÓN
05
Descripción del cliente
Cronograma de integración de Mela_OPERATIVOS EN 10 DÍAS
Sector
ENTIDAD PARA LOS SERVICIOS DE AGRICULTURA Y FORESTALES
Cientos de empleados, incluidos personal técnico y operativo
Personal involucrado: responsables técnicos, personal administrativo y directores de obra
Región Lombardía
05
Descripción del cliente
Cronograma de integración de Mela_OPERATIVOS EN 10 DÍAS
- 3 MESES ANTES DE LA FIRMA DEL CONTRATO: POC en dos proyectos piloto
- 10 DÍAS OPERATIVIDAD: Inserción de las estructuras de datos necesarias
- + 3 DÍAS FORMACIÓN DEL PERSONAL: Formación del personal con 3 sesiones para cada núcleo de trabajo
Beneficios medibles
RENDICIÓN HORARIA AUTOMATIZADA
Gracias al flujo digital y a los permisos específicos para cada rol, las horas introducidas por los jefes de equipo se aprueban en tiempos más rápidos.
MEJOR PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS
La visión centralizada de los datos permite a los responsables técnicos planificar con mayor precisión los recursos humanos y los tiempos de ejecución de los proyectos.
SUPERVISIÓN CONTINUA DEL AVANCE DE LOS TRABAJOS
La integración de un archivo fotográfico y de los paneles permite un control constante sobre el estado de las obras, mejorando el proceso de toma de decisiones.
LOS NÚMEROS
40%
Tiempo ahorrado
90%
Errores reducidos
70%
Mayor facilidad de acceso a los datos
80%
Reducción del tiempo necesario para la elaboración de informes.
08
CAMBIOS DESPUÉS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE MELA
Un puente entre el interior y el exterior de la empresa
La adopción de Mela ha aportado mejoras significativas en los procesos operativos:
- Digitalización: Eliminación de los procesos en papel y transición al trabajo sin papel.
- Eficiencia en los procesos: Reducción del tiempo dedicado al recuento y la verificación de las horas.
- Responsabilidad: Participación activa de los equipos mediante herramientas específicas.
