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Modelli di verbali e processi per il Direttore Lavori nel cantiere digitale

Mela Academy Per il Direttore dei Lavori

I modelli di verbale e i processi per il Direttore dei Lavori con il metodo Locci implementato in Mela. Un sistema efficace per gestire e semplificare la complessità della direzione dei lavori in un cantiere.

07 set 2021 05 min Condividi
Modelli di verbali e processi per il Direttore Lavori

Modelli di verbali e processi per il Direttore Lavori


I modelli di verbale e i processi per il Direttore dei Lavori. Quando si pensa al Direttore Lavori vengono subito in mente mille verbali, e più si diventa esperti in materia più questi verbali sembrano aumentare in numero e complessità. Ogni nuovo verbale supera i precedenti per importanza e sontuosità, quasi in una deriva verso il barocco della burocrazia.

Come Direttori dei Lavori, però, siamo tecnici e coltiviamo da sempre l’amore per la linearità e la semplicità… ma l’incontro con le responsabilità legate al ruolo tende a impaurirci e quindi abbiamo la tendenza a proteggerci adottando la più pomposa delle burocrazie.

Oggi vogliamo uscire da questa deriva verso il barocco e approcciare il problema della direzione lavori con un’ottica agile e fresca. Per fare questo abbiamo studiato un metodo completamente digitale per gestire la direzione lavori di un cantiere. Lo abbiamo fatto insieme a Laura Locci, fondatrice dello studio tecnico La Progetti srl e Direttore Lavori di grande esperienza sia nel settore pubblico che privato.

Per iniziare il nostro percorso disegniamo un processo semplificato della direzione lavori e vediamo come questo è affrontato con la metodologia tradizionale e di come cambia con un po’ di digitale. 

I modelli del metodo Locci sono disponibili per i nuovi iscritti alla piattaforma, oppure possono essere richiesti scrivendo a contact@mela.work.

SCARICA QUI IL PDF del processo semplificato >>

Avanziamo nel nostro processo aiutati da due attori:

  • Il Direttore dei Lavori Analogico DL-A
  • Il Direttore dei Lavori Digitale DL-D

(Nelle note in fondo all’articolo vedi i dettagli e le ipotesi - condizioni/giustificazioni - di questo processo semplificato).

Modelli di verbale e processi per il Direttore dei Lavori

Il processo semplificato per il Direttore dei Lavori elaborato in Mela

Modelli di verbali e processi per il Direttore Lavori: l'incarico

Abbiamo appena ricevuto un incarico per un nuovo cantiere e le prime attività naturalmente sono lo studio del progetto, del computo metrico, dei vari attori di cantiere e dei contratti.

SCARICA QUI il modello Excel del metodo Locci semplificato per Mela >>

Direttore Lavori Analogico

Il DL-A compra un nuovo raccoglitore di documenti e inizia a infilarci tutte le carte che ha sottomano. 
Nel frattempo, apre una cartella di progetto sul proprio computer o sul server dello studio e con una struttura standardizzata (Contratti, permessi, foto, etc…).

Direttore Lavori Digitale

Il DL-D compra un nuovo raccoglitore di documenti e inizia a infilarci tutte le carte che ha sottomano. 

Nel frattempo, apre una cartella di progetto sul proprio computer o sul server dello studio e con una struttura standardizzata (Contratti, permessi, foto, etc…).
Probabilmente fa le stesse cose del direttore analogico (è difficile liberarsi completamente della carta!), con in più un paio di azioni ulteriori che risulteranno vincenti nel procedere del lavoro:

  • Ha scaricato un’app per la gestione delle attività di cantiere (per esempio Mela per la gestione cantieri)
  • Ha chiesto alla ditta realizzatrice di fare altrettanto
  • Ha aperto il nuovo cantiere nell'app e lo ha condiviso con l’azienda esecutrice dei lavori
  • Ha caricato sull’app i pdf dei progetti, dei contratti, il computo metrico, etc… così da averli tracciati e sempre a disposizione sua e dell’azienda esecutrice

Utilizzando il modello 01 del metodo Locci per la direzione dei lavori registra in modo ordinato tutti gli attori di cantiere e i loro contatti. Se in futuro dovessero cambiare, aggiornerà questa parte garantendo per tutti una rubrica di contatti condivisa.

Avete notato che il Direttore Lavori digitale usa l’app anche come un archivio condiviso, così da essere sicuro che i documenti che lui controlla sono gli stessi a disposizione della ditta esecutrice.

Se tutto è a posto, si inizia con l’esecuzione dei lavori.

Modelli di verbali e processi per il Direttore Lavori: la consegna dei lavori

La consegna dei lavori è uno dei passi fondamentali che abbiamo inserito nel nostro processo semplificato perché senza di essa è impossibile stabilire quando e secondo quali criteri la ditta esecutrice deve iniziare i lavori. Questo passaggio dovrebbe essere attuato in qualsiasi cantiere, per piccolo o semplice che sia.

La consegna dei lavori avviene in presenza, in cantiere con l’incontro di almeno 2 attori: Il Direttore dei Lavori e il legale rappresentante dell'impresa appaltatrice dei lavori o suo delegato.

In realtà è buona prassi includerne un terzo che è il CSE: infatti anche lui dovrà sancire un momento di inizio dell’esecuzione delle opere e quindi potremmo pensare di creare sinergia facendo seguire alla consegna dei lavori da parte della DL, la riunione di coordinamento del CSE.

Quindi il Direttore Lavori e il rappresentante dell’impresa sono in cantiere, hanno la documentazione progettuale e i contratti a disposizione, e verificano che le operazioni da eseguire siano corrette, chiare e fattibili secondo il piano ed i tempi prestabiliti. Il Direttore dei Lavori guida la discussione (non sempre è un compito semplice) ed infine redige il verbale di consegna lavori.

Esaminiamo ora i diversi passaggi compiuti dal Direttore dei Lavori Analogico vs Digitale

Direttore Lavori Analogico

Il DL-A ha portato con sé il verbale precompilato in Word e poi stampato (una copia, due copie, dipende dalle abitudini). Termina la compilazione del foglio a penna, corregge gli errori e poi firma con la penna. A seguire firma il rappresentante della ditta esecutrice dei lavori.

Dovrà poi tornare in ufficio, scannerizzare il foglio e inviarlo tramite email alla ditta esecutrice.

A volte per fare quest'operazione in modo tracciato si sceglie la PEC: è questa l’unica modalità a disposizione del DL-A per assegnare una data certa al documento.

Poi prende il foglio e lo archivia in cartaceo nel famoso faldone.

Il suo lavoro si è svolto quindi in 3 momenti:

  1. La preparazione del documento in ufficio prima della riunione
  2. La riunione in cantiere, ed il lavoro finale in ufficio per garantire la consegna
  3. La tracciabilità e la corretta archiviazione

Direttore Lavori Digitale

Il DL-D prende lo smartphone dalla tasca, apre l’app Mela, inserisce il modello 02 e lo compila in loco. Il verbale viene firmato da lui e dal rappresentante della ditta esecutrice e la consegna è effettuata. Il verbale è stato inserito nella attività (praticamente è una chat tracciata) che ha condiviso con la ditta esecutrice dei lavori e quindi il verbale è subito disponibile per entrambi.

Il suo lavoro si è svolto tutto contestualmente alla reale consegna dei lavori in cantiere.

Il verbale ha inoltre una data e un contenuto certo garantiti dal sistema: né la data, né il contenuto infatti sono più modificabili o alterabili da nessuno.

Modelli di verbali e processi per il Direttore Lavori

Modelli di verbali e processi per il Direttore Lavori: il giornale dei lavori

Ricordiamo che nel nostro esempio il giornale dei lavori è semplificato alla sola tracciatura delle opere, del modo in cui esse sono eseguite e dei tempi nelle quali queste sono state realizzate. Insomma diventa una storia dell’opera atta a garantire tracciabilità e qualità.

Per fare ciò lo immaginiamo come un vero e proprio diario dell’opera contenente foto, video e descrizioni dei lavori.

Una parte fondamentale di questo diario sono le foto, gli ordini e le decisioni prese, i materiali utilizzati e la documentazione a corredo degli stessi. Ma vediamo come i nostri 2 attori si organizzano per scrivere questo loro piccolo libro.

Direttore Lavori Analogico

Ha creato nello spazio in cloud dello studio (a volte nel server dello studio, altre e ancora peggio nel proprio computer) una serie di cartelle dedicate alla raccolta della documentazione, magari con una struttura simile a questa:

  • Foto dell’opera
  • Materiali
  • Verbali e ordini

Il problema di questa struttura è che ognuna delle sue parti in modo indipendente non rappresenta una descrizione coerente di tutto l’accaduto, un diario che posso leggere con facilità.

Facciamo un esempio: un problema a un basamento per cui la DL ha fatto un’ispezione in cantiere. Ha scattato foto che documentano il problema, inviato un ordine di servizio tramite email, quindi ricevuto un'email di risposta e poi messaggi correlati da parte della ditta esecutrice, etc…

Nessuna delle cartelle sopra però è in grado di dare conto dell'intero problema.

Per ricostruire la storia dell’opera è quindi sempre necessario incollare informazioni prendendole da più parti. A volte, per i clienti particolarmente importanti o problemi particolarmente difficili da risolvere, il DL-A costruisce fisicamente questo diario andando a combinare in un unico word le foto, i verbali e gli altri documenti. Questo lavoro richiede molto tempo, che spesso non viene riconosciuto, anche se a beneficiarne sono tutti gli attori dell’opera.

Ma facciamo un passo indietro nell'attività del DL-A e concentriamoci sulle foto e su come sono raccolte e archiviate. Siamo andati in cantiere e abbiamo fatto delle foto con il nostro cellulare (oppure ci hanno mandato delle foto dal cantiere tramite WhatsApp). Ora abbiamo 2 possibilità:

  • Non fare niente. Le foto si accumulano sul cellulare, si mischiano e finiscono per assomigliarsi tutte. Un giorno poi avremo il cellulare con la memoria piena: e ora che fare? Cancellare le foto vecchie?... Puntualmente la settimana dopo ci serve la foto che abbiamo cancellato. Se le abbiamo salvate su WhatsApp peggio ancora: quando invecchiano si perdono da sole.
  • Trasferire le foto dal cellulare all’archivio foto del cantiere. Come?
  1. Collegare il cellulare e scaricare le foto.
  2. Inviare le foto via email a me stesso e poi scaricare
  3. Copiare le foto dal cellulare al mio archivio cloud

L'importante è che, dopo aver trasferito le foto, le rinominiamo: altrimenti le colonne si assomigliano tutte, e così gli appartamenti e le porte.

Questa semplicissima attività mette in crisi il DL-A perché in realtà nasconde un complesso lavoro da archivista, non per la difficoltà del lavoro ma per l’impegno e la perseveranza richiesti.


Direttore Lavori Digitale

Ricordiamo che il DL-D aveva creato una attività in Mela per gestire la Direzione Lavori del cantiere e l’aveva condivisa con la Ditta Esecutrice dei lavori. Perfetto: quest'attività è il suo giornale dei lavori. Ma vediamo com'è fatto:

  • È strutturato come un diario dell’opera che descrive l’avanzamento dei lavori mentre questi evolvono
  • Il Direttore Lavori e anche il Capo Cantiere scrivono in questa attività come se stessero chattando!
  • Allo stesso modo si scambiano foto e video dei lavori svolti
  • Tutto è tracciato automaticamente (chi ha scattato la foto e quando la scattata per esempio)
  • Le informazioni sono archiviate in automatico e in modo sicuro
  • Le informazioni (testi, foto, verbali, etc…) sono ricercabili in modo facile e intuitivo
  • La storia di come si sono svolti i lavori è prodotta automaticamente dalla piattaforma Mela

Si intuisce subito che la piattaforma digitale semplifica molte delle attività del Direttore Lavori, ma vogliamo qui soffermarci su un aspetto che sfugge a un primo sguardo: la comunicazione tra il Direttore Lavori e il cantiere. Il Direttore Lavori sta usando una chat TRACCIATA che scrive un archivio sicuro. Questo gli permette di evitare inutili copia e incolla tra WhatsApp, email, PEC, file Word etc.. Fa tutto da un unico punto di comunicazione e raccolta informazioni.

Il guadagno principale lo vedremo con i verbali, dove analogico vuol dire giri infiniti di email che il digitale rimuove completamente.

Nota sui materiali

Alcune foto che si vedono spesso nel giornale dei lavori, della DL-D riguardano i materiali utilizzati per le opere, a partire dalla bolla di trasporto del materiale per arrivare ai pancali con i quali è stato consegnato e la foto di dettaglio al materiale stesso. D’altronde è responsabilità del Direttore Lavori accettare i materiali che sono utilizzati per l’esecuzione delle opere. Difficilmente però il DL può essere in cantiere per accettare ogni materiale, ma la tecnologia ci viene in aiuto.

Non è il Direttore Lavori a fare le foto ai materiali consegnati ma il Capo Cantiere che, come sappiamo, partecipa alla stessa chat in Mela.

Inoltre il Direttore Lavori scrive note riguardanti i materiali e carica nella chat anche i libretti dei materiali in PDF, così da raccogliere le informazioni complete e tracciare il controllo effettuato.

Modelli di verbali e processi per il Direttore Lavori

Modelli di verbali e processi per il Direttore Lavori: gli ordini di servizio

Il problema è semplice e conosciuto da tutti i Direttori Lavori: dobbiamo lasciare traccia scritta di un'indicazione, prescrizione, scelta che abbiamo impartito alla Ditta Esecutrice e per questo usiamo una comunicazione abbastanza semplice, un ordine di servizio. Gli Ordini di Servizio fanno parte integrante della storia del cantiere, anzi se volete raccontano le decisioni e le loro motivazioni soprattutto quando si tratta di correggere aspetti o problemi che da soli non prenderanno la giusta strada.

Vediamo come procedono i nostri 2 attori.

Direttore Lavori Analogico

Il DL-A è in cantiere e si rende conto di un problema. Chiama quindi il Capo Cantiere e lo istruisce su cosa va cambiato: gli impartisce un ordine di servizio (verbale per ora).

Poi torna in ufficio - sono forse passate alcune ore e un altro paio di cantieri o incontri) e per far sì che il suo ordine rimanga tracciato prende il modello Word per gli ordini di servizio e ne salva una nuova copia nella cartella verbali del cantiere. Poi lo compila, lo stampa, lo firma e lo invia con una email alla Ditta.

Vedete chiaramente che il DL-A ha due problemi:

  • L’atto formale arriva con ore di ritardo rispetto alla decisione e l’atto sostanziale
  • il DL-A ha di nuovo dovuto perdere 15 minuti del suo tempo quando è tornato in ufficio

Ma non è finita qui! Aspetta una risposta alla email, vuol in qualche modo tracciare che l’ordine sia arrivato anche formalmente e abbia portato i suoi effetti. Quando arriverà l’email di risposta, la salverà nella cartella come risposta all’ordine di servizio (ops…. quella cartella inizia a essere caotica!)


Direttore Lavori Digitale

Anche il DL-D è in cantiere e si rende conto di un problema, chiama quindi il Capo Cantiere e lo istruisce su cosa va cambiato. Questa volta però resta in cantiere ancora 5 minuti e prende lo smartphone, apre l'app Mela e inserisce l’ordine di servizio direttamente nella chat tramite il modello 03 del metodo Locci.

Poi firma l’ordine direttamente sul telefono e chiede al Capo Cantiere di fare lo stesso (ehm... non sempre il Capo Cantiere firma subito :). Fatto! Torna in ufficio, stampa e invia tramite email e archivia!

Inoltre il Capo Cantiere informerà sempre il DL-D tramite la chat di come stanno applicando le sue indicazioni, lasciando traccia inconfutabile della risoluzione del problema.

Modelli di verbali e processi per il Direttore Lavori: il verbale di sospensione lavori e il verbale di ripresa dei lavori

Se tutto va bene e i lavori proseguono senza grossi intoppi, non abbiamo bisogno di questo verbale. A volte però per varie cause siamo costretti a sospendere i lavori. Questo succede per esempio nei seguenti casi:

  • Cause di forza maggiore (clima, Covid nel marzo 2020, etc…)
  • Gravi ritardi o inadempienze contrattuali
  • Varianti progettuali che necessitano ulteriori adempimenti (calcoli, verifiche, autorizzazioni…)

In tal caso è importante che il Direttore Lavori comunichi e tenga traccia dei tempi, delle modalità e delle ragioni per cui si sospende l’opera: ecco che il verbale di sospensione assume un’importanza fondamentale.
Ricordiamoci che spesso nelle sospensioni sia la committenza che la ditta esecutrice subiscono dei danni economici e ci troviamo in una delle condizioni più propizie per iniziare difficili battaglie legali.

Non ci dilunghiamo qui sul processo seguito dai nostri due direttori dei lavori perché il processo è identico a quello seguito per l’Ordine di Servizio.

In un caso il processo avviene parzialmente in cantiere e poi in ufficio con l’estensivo utilizzo delle email come mezzo di comunicazione, nell’altro caso il processo è guidato da una chat tra il Direttore dei lavori e la ditta esecutrice dove compilano i verbali, raccolgono foto e firmano. Valgono le stesse considerazioni fatte sopra.

Nel caso del DL-D i modelli da usare in Mela sono:

Modelli di verbali e processi per il Direttore Lavori: il verbale di fine lavori

Siamo giunti alla fine del nostro cantiere. Anzi pensiamo prima di dover comunicare la fine dei lavori strutturali. Il Direttore dei Lavori analogico continua sempre con la propria metodologia e la applica a ogni passo: word, pdf, firma, email, archiviazione, risposta, archiviazione.

Ma nel caso di comunicazione di fine dei lavori strutturali, che deve essere inviata ad uffici esterni che probabilmente non hanno Mela, come se la cava il nostro Direttore dei Lavori Digitale?

Direttore dei Lavori Digitale

È in cantiere, o anche in ufficio, o se vuole anche sul divano di casa, e deve comunicare la fine dei lavori strutturali. Il DL-D accede a Mela (può farlo anche dal computer se vuole) e inserisce la comunicazione direttamente nella chat tramite il modello 06. Firma la comunicazione sempre dentro Mela e con un click invia il pdf firmato della comunicazione a chiunque sia interessato. È Mela stessa che genera il pdf con la firma e lo mette a disposizione di email, Dropbox, o altri strumenti di trasmissione dei documenti.

Nel caso il Direttore Lavori dovesse prendere in carico le opere prima del loro completamento potrà tenerne traccia in Mela tramite il Verbale di presa in carico anticipata: il Modello 07. La metodologia è sempre la stessa.

Abbiamo finalmente terminato il nostro cantiere e possiamo trarre qualche conclusione. Il Direttore dei Lavori Digitale ha principalmente 3 vantaggi:

  • Riduce al minimo il lavoro da svolgere in ufficio dopo essere tornato dal cantiere
  • È informato e aggiornato in modo continuativo sull’avanzamento dei lavori grazie al meccanismo della chat
  • Raccoglie più informazioni e le informazioni sono facilmente leggibili senza dover comporre difficili report sull’avanzamento lavori.

Dall’altro lato si può trovare di fronte a una difficoltà: convincere la ditta esecutrice ad accettare l’utilizzo di uno strumento digitale. È interessante però riscontrare che nella stragrande maggioranza dei casi la ditta esecutrice accoglie questa novità con entusiasmo per 2 motivi:

  • Lo strumento permette alla ditta stessa di tracciare facilmente la storia del cantiere e di trovarsi preparata di fronte a possibili discussioni. L’azienda non è più un esecutore primitivo del lavoro ma diventa essa stessa garante della qualità dell’opera riducendo di molto il rischio di contestazioni
  • Il giro di comunicazioni via email è un mal di testa enorme anche per l’azienda esecutrice, infatti le comunicazioni via email vanno spesso verso il legale rappresentante dell’azienda mentre le decisioni operative sono prese in campo con il capo cantiere. Questa dicotomia è una delle fonti di perdita più ricorrenti nelle aziende esecutrici.

Ridurre questo disallineamento rappresenta per l’azienda un guadagno netto

Modelli di verbali e processi per il Direttore Lavori

Nota sul processo semplificato

Come notate, abbiamo identificato questo processo come semplificato perché ignora volutamente tutta la gestione contabile del lavoro (libretti misure e SAL). I puristi potrebbero obiettare che questi documenti fanno parte del giornale lavori, ma il colore che vogliamo dare al nostro giornale lavori è quello del diario dei lavori (tracciabilità e qualità), più che quello contabile. Intendiamoci, il Direttore Lavori dovrà comunque fare i libretti misure ed i SAL. Non li analizziamo qui per non entrare in una trappola di burocrazia, legata soprattutto agli appalti pubblici e alla gestione dei pagamenti.

Il nostro processo è quindi legato alla Direzione Tecnica dei lavori e semplificando riterremo che questa possa essere in qualche modo affrontata anche indipendentemente dalla burocrazia economica del lavoro.

Ecco nascere il nostro processo semplificato! Ecco che il Direttore Lavori torna d’improvviso un entusiasta della linearità e semplicità.

È lecita la nostra operazione? Sì, pensando principalmente a tre aspetti:

  • Per il cliente il Direttore Lavori è prima di tutto il paladino della qualità del lavoro, è la figura che garantisce che quello che io cliente sto acquistando è fatto bene (secondo progetto e secondo le migliori norme costruttive)
  • Fuori dal mondo degli appalti pubblici, lo schema delle SAL e dei pagamenti si semplifica nettamente e quindi per partire possiamo pensare di occuparci di appalti semplici.
  • Nel caso di un Lavoro Pubblico l'utilizzo della modalità semplificata deve essere concordato con il RUP (che potrà ad esempio essere parte del team dell'attività e con il quale si potrà concordare la personalizzazione dei verbali, secondo i suoi desiderata, proprio per l'utilizzo univoco dello strumento).

Nota sul giornale dei lavori digitale

Come indicato in Gazzetta Ufficiale nel DM 49-2018 e poi rinforzato a più riprese dal legislatore, i documenti contabili della gestione delle opere pubbliche deve essere digitalizzata. Di conseguenza anche il giornale dei lavori, i verbali, gli ordini e altro devono diventare digitali. Per maggiori dettagli vi mandiamo al nostro articolo sul giornale dei lavori digitale.

Un ultimo punto.

È chiaro che, nel caso di un Lavoro Pubblico, l'utilizzo della modalità semplificata deve essere concordato con il RUP (che potrà ad esempio essere parte del team dell'attività e con il quale si potrà concordare la personalizzazione dei verbali, secondo i suoi desiderata, proprio per l'utilizzo univoco dello strumento.


Laura Locci

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