Managing staff hours: the case of a regional entity for agricultural and forestry services

A regional entity operating in the fields of agriculture and forestry, with a complex network of projects distributed on a large scale and a high number of operators, wanted to digitalize and simplify the management of worked hours, to allow it to centralize operational data and improve transparency of information.

Thanks to the implementation of Mela, the move to paperless has become a reality, enabling more efficient cost accounting, constant tracking of activities and a real-time economic view of labour costs.

Servizi pubblici_verde e decoro urbano

LA SFIDA DEL CLIENTE

Centralizzare i dati e tracciare le attività in tempo reale

L’ente, impegnato in numerosi progetti distribuiti su vasta scala in Lombardia, gestiva un'ampia mole di dati e informazioni attraverso strumenti tradizionali:

Gestione decentralizzata dei dati: le informazioni venivano raccolte utilizzando diversi strumenti come fogli Excel e documenti cartacei.
Monitoraggio delle attività in evoluzione: l’aggiornamento dei dati richiedeva tempo, con processi manuali che limitavano una visione immediata sui costi e sulle ore lavorate.

Comunicazione diversificata: l’utilizzo di più canali rallentava la raccolta e l’organizzazione delle informazioni.

Digitalizzare la gestione delle ore e centralizzare i dati operativi

L’ente si poneva l’obiettivo di trasformare le proprie modalità operative per rispondere alle crescenti esigenze di efficienza e trasparenza:

Digitalizzare e automatizzare i processi: semplificare la gestione delle ore lavorate e ridurre al minimo l’intervento manuale.
Responsabilizzare le figure coinvolte: fornire strumenti intuitivi che permettessero a ciascun ruolo di tracciare e approvare i dati in autonomia, migliorando la collaborazione.

Centralizzare tutte le informazioni: creare un unico repository accessibile in tempo reale per velocizzare la consultazione e garantire una visione complessiva più chiara.

OBIETTIVI OPERATIVI

PROBLEMA DEL CLIENTE

Difficoltà di una gestione complessa e distribuita

PROBLEMATICHE PRINCIPALI

Ogni giorno, responsabili tecnici, capisquadra e personale amministrativo dovevano affrontare una duplice sfida:

Gestire le ore lavorate di moltissimi operatori senza una procedura strutturata.
Le ore lavorate venivano tracciate utilizzando strumenti tradizionali come fogli Excel e moduli cartacei, raccolti manualmente sul campo. Questo metodo non solo richiedeva tempi lunghi, ma rendeva difficile avere una panoramica aggiornata e precisa dei costi della manodopera.

Frammentazione della comunicazione.
La mancanza di un unico sistema centralizzato per la raccolta e la condivisione delle informazioni portava a ritardi e difficoltà nella sincronizzazione tra i vari team, aumentando il rischio di errori e incomprensioni.

Step by step del processo:

Creazione dei progetti: ogni progetto viene configurato in Mela, raggruppandoli anche per decreto.
Inserimento dati sul campo: i capisquadra registrano direttamente in Mela le ore lavorate e compilano il giornale lavori, corredandolo con fotografie.
Approvazione: i direttori dei lavori verificano e approvano le ore inserite.
Consolidamento: il direttore tecnico consolida i dati per l’elaborazione e il caricamento nel sistema di gestione delle buste paga.

Monitoraggio continuo: dashboard personalizzate consentono di monitorare l’andamento dei lavori e generare esportazioni su misura.

UTILIZZO DELL’APPLICATIVO

Descrizione del cliente

Timeline integrazione di Mela_OPERATIVI IN 10 GIORNI

Settore

ENTE PER I SERVIZI DELL’AGRICOLTURA E FORESTALI

Centinaia di dipendenti tra cui personale tecnico e operativo

Personale coinvolto Responsabili tecnici personale amministrativo direttori dei lavori capisquadra

Regione Lombardia

Descrizione del cliente

Timeline integrazione di Mela_OPERATIVI IN 10 GIORNI

3 MESI PRIMA DELLA STIPULA DEL CONTRATTO: POC su due progetti pilota
10 GIORNI OPERATIVITA': Inserimento delle strutture dati necessarie
+ 3 GIORNI FORMAZIONE DEL PERSONALE: Formazione del personale con 3 sessioni per ogni nucleo lavorativo.

Benefici misurabili

RENDICONTAZIONE ORARIO AUTOMATIZZATA

Grazie al flusso digitale e ai permessi specifici per ogni figura, le ore inserite dai capisquadra vengono approvate in tempi più rapidi.

MIGLIORE PIANIFICAZIONE DELLE RISORSE

La visione centralizzata dei dati consente ai responsabili tecnici di pianificare in modo più accurato le risorse umane e i tempi di esecuzione dei progetti.

MONITORAGGIO CONTINUO DELL'AVANZAMENTO DEI LAVORI

L’integrazione di un archivio fotografico e delle dashboard permette un controllo costante sullo stato dei cantieri, migliorando il processo decisionale.

I NUMERI

40%

Tempo risparmiato

90%

Errori ridotti

70%

Più Facilità di accesso ai dati

80%

Riduzione del tempo necessario per la reportistica.

Changes after the implementation of Mela

A bridge between the company's internal and external sides

The adoption of Mela has brought significant improvements to operational processes:

Digitization: Elimination of paper processes and the transition to paperless.
Process efficiency: Reduction of the time spent counting and verifying hours.
Accountability: Active involvement of teams through targeted tools.

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